fbpx

Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych

I. POLITYKA PRYWATNOŚCI

Wprowadzenie                       

Ochrona danych osobowych traktowana jest jako ważny aspekt w działalności Transcash.eu S.A.  (dalej: “TC”). TC świadczy bowiem usługi windykacyjne i faktoringowe, z którymi wiąże się przetwarzanie danych osobowych zarówno klientów TC, jak i ich dłużników i kontrahentów. W związku z tym TC stworzył niniejszą Politykę prywatności celem realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym m.in. wynikających z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (zwanego dalej RODO). Polityka zawiera przede wszystkim informacje jakie zgodnie z przepisami administrator danych osobowych ma obowiązek udzielić osobom, których dane przetwarza. Z tego względu, w Polityce znajdą Państwo informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o związanych z tym prawach osób, których dane dotyczą. TC wykorzystuje podane dane osobowe w celach określonych w niniejszym dokumencie lub w innym celu każdorazowo wskazanym w momencie ich przekazania TC. W przypadku zbierania i wykorzystywania Państwa danych osobowych, TC dokłada staranności, aby zachować przejrzystość w zakresie podstawy i sposobu przetwarzania danych osobowych.

 

Wyjaśnienie pojęć

Ilekroć w niniejszej Polityce prywatności mowa o:

–  danych osobowych – rozumie się przez to wszelkie informacje o możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w tym osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

–  administratorze – rozumie się przez to podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych,

–   podmiocie przetwarzającym (procesorze) – rozumie się przez to podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora,

–  osobie której dane dotyczą – rozumie się przez to osobę fizyczną możliwą do zidentyfikowania na podstawie danych osobowych udostępnionych administratorowi,

–   przetwarzaniu danych – rozumie się przez to każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie,

–     odbiorcy – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, organy publiczne, jednostki lub inne podmioty, którym ujawnia się dane osobowe.

 

Kiedy stosuje się niniejszą Politykę prywatności?

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie wyłącznie w przypadkach, gdy TC jest administratorem Państwa danych osobowych i je przetwarza. Dotyczy to zarówno przypadku, w którym TC przetwarza dane osobowe jakie TC pozyskał bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadku, w którym dane osobowe TC pozyskał z innych źródeł.  W obydwu przypadkach TC wykonuje swoje obowiązki informacyjne określone w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami.

Niniejsza polityka nie ma zastosowania m.in. w odniesieniu do sytuacji, gdy TC przetwarza Państwa dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) – tj. przykładowo w zakresie danych dłużników powierzanych TC do przetwarzania przez ich wierzyciel, będących klientami TC, celem świadczenia przez TC na rzecz wierzycieli usług windykacyjnych (w tych sytuacjach administratorami danych osobowych są wierzyciele).

Jako przetwarzający dane osobowe TC informuje, że występuje w charakterze administratora danych osobowych czyli jako podmiot decydujący o celu i sposobie przetwarzania danych, w odniesieniu do:

1) danych osobowych osób fizycznych w zakresie realizacji umowy z nimi zawartej (Umowy o świadczenie usług windykacyjnych, Umowy o świadczenie usług finansowania faktur, Umowy, Umowy o świadczenie usług faktoringowych lub innej umowy, której przedmiotem jest świadczenie przez TC usługi na rzecz tych osób),

2) danych osobowych osób fizycznych od których TC nabył wierzytelność w wyniku cesji wierzytelności,

3) danych osób fizycznych, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych,

4) danych dłużników (którzy byli lub są zarejestrowani na Platformie Trans.eu) zgłoszonych do windykacji przez klientów TC, które TC udostępnia spółce Trans.eu Group S.A. w celu wyliczenia Indeksu TransRisk przez Trans.eu Group S.A., aby zapewnić możliwy poziom bezpieczeństwa użytkownikom Platformy Trans.eu przed nierzetelnymi kontrahentami, a w szczególności bezpieczeństwa transakcji i obrotu na giełdzie transportowej działającej w ramach Platformy Trans.eu. Źródłem pozyskania danych tych dłużników są informacje przekazywane przez klientów TC zlecających TC windykację wobec ww. dłużników.

Natomiast w zakresie danych osobowych dłużników (w ramach usługi windykacji) i kontrahentów (w ramach usługi faktoringowej do momentu cesji wierzytelności) TC pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora). Państwo pozostają administratorem tych danych osobowych. Zasady powierzenia przetwarzania danych są określone w dostępnych na naszej stronie internetowej Ogólnych Warunkach Świadczenia Usług Windykacyjnych (odnośnie danych powierzanych przez Państwo TC w związku ze zleceniem usług windykacji) i dokumencie Powierzenie do przetwarzania danych osobowych (odnośnie danych powierzanych na etapie poprzedzającym zawarcie umowy cesji w ramach faktoringu).

Poniżej wskazujemy dane TC jako administratora danych osobowych:

TRANSCASH.EU Spółka Akcyjna, z siedzibą w Wysokiej, posiadająca adres: ul. Chabrowa 4, 52-200 Wysoka, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000626049, NIP: 8971714717

 

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych oraz okresy ich przechowywania przez TC

 

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez TC:

–   w celu przeprowadzenia działań przygotowania do zawarcia z Państwem umowy w przedmiocie windykacji, umowy w przedmiocie usług faktoringu lub umowy cesji wierzytelności (w tym rozpatrzenia złożonej przez Państwo oferty sprzedaży wierzytelności) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. gdy jest to niezbędne do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (dane są przechowywane przez TC do czasu zakończenia tych działań lub do czasu zawarcia umowy),

–   w celu wykonania przez TC zawartej z Państwem umowy (w tym m.in. umowy w przedmiocie windykacji, faktoringu lub cesji wierzytelności) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. gdy jest to niezbędne do wykonania zawartej z Państwem umowy (dane są przechowywane przez TC przez czas trwania umowy, rozliczeń po jej zakończeniu, a następnie okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z jej tytułu)

–     w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia przez TC roszczeń lub obrony przed nimi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. gdy podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes TC  polegający na ochronie jego praw (dane są przechowywane przez TC do czasu przedawnienia roszczeń TC wynikających z tytułu umowy – okres przedawnienia określają przepisy prawa, w szczególności kodeksu cywilnego),

–   w celach analitycznych, statystycznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. gdy podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes TC – poprawa jakości usług oraz dostosowanie ich do potrzeb klientów (dane są przechowywane przez TC przez okres 3 lat od dnia zakończenia obowiązywania umowy lub od zdarzenia powodującego konieczność takiego przetwarzania),

–    w celach marketingu bezpośredniego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. gdy podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes TC polegający na wyrażonym w motywie 47 RODO prawie administratora do przetwarzania danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego (dane są przechowywane przez TC do momentu wyrażenia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą),

–    w celach innego rodzaju marketingu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie Państwa zgody (dane są przechowywane przez TC do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą na dalsze przetwarzanie jej danych w tym celu),

–  w celu realizacji obowiązków przewidzianych przepisami prawa (w tym m.in. rachunkowych, księgowych, podatkowych) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. (dane są przechowywane przez TC przez okres wymagany przepisami prawa, np. nakazującymi administratorowi przechowywanie ksiąg podatkowych, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Państwa dane osobowe przetwarzane są zatem przez TC m.in. w związku z obsługą zawartych umów, przez czas niezbędny do realizacji usług oraz przez czas, w jakim możliwe jest dochodzenie roszczeń w związku ze świadczonymi usługami. Państwa dane mogą być przez TC przechowywane również dla celów zapobiegania nadużyciom i oszustwom, dla celów statystycznych i archiwizacyjnych przez okres 3 lat od dnia zakończenia obowiązywania umowy lub od zdarzenia powodującego konieczność takiego przetwarzania. Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, dane te TC będzie wykorzystywać do czasu jej cofnięcia. Przez okres 5 lat liczonych od daty cofnięcia zgody na przetwarzanie danych TC może jednak przechowywać dane w ograniczonym zakresie dla wykazania zgodnego z RODO przetwarzania tych danych, chyba że TC jako administrator w oparciu o inne podstawy prawne będzie miał obowiązek Państwa dane przetwarzać przez dłuższy okres. Jednocześnie, w celu rozliczalności TC będzie przechowywać dane przez okres, w którym TC zobowiązane jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania wykonania obowiązków prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich wykonania przez organy publiczne.

 

Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie danych osobowych w ww. celach ma charakter dobrowolny, jednakże ich niepodanie może skutkować niemożnością zawarcia z Państwem umowy przez TC (np. w przypadku, gdy koniecznym jest wypełnienie formularza przez wpisanie Państwa danych).

 

Prawa osoby, której dane TC przetwarza jako administrator danych osobowych

W przypadku gdy TC przetwarza Państwa dane osobowe jako ich administrator, przysługuje Państwu prawo do:

–    dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,

–    sprostowania (poprawiania) swoich danych,

–    usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych,

–    wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w tym profilowania),

–    przenoszenia danych,

–    wniesienia skargi do organu nadzorczego,

–   cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie udzielonej przez Państwo zgody (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

 

Informacje o odbiorcach i kategoriach odbiorców danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być ujawnione:

–     podmiotom powiązanym z TC tj. spółce Trans.eu Group S.A. lub innym spółkom z grupy kapitałowej Trans.eu,

–      innym użytkownikom Platformy Trans.eu prowadzonej przez spółkę Trans.eu Group S.A.,

–   upoważnionym pracownikom lub zleceniobiorcom TC, w tym podmiotom świadczącym wybrane usługi  na rzecz TC (usługi księgowe, marketingowe, informatyczne, podmioty obsługujące płatności elektroniczne – w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia tych usług),

–      partnerom biznesowym TC (podmiotom wspierającym nasze usługi).

TC należy do grupy kapitałowej Trans, w której spółką dominującą jest Trans.eu Group S.A., administrator Platformy Trans.eu. Wobec tego Państwa dane osobowe mogą być ujawnione spółce Trans.eu Group S.A.:

  1. a)  do wewnętrznych celów administracyjnych w rozumieniu motywu 48 RODO
  2. b)  w celu wyliczenia Indeksu TransRisk przez spółkę Trans.eu Group S.A., aby zapewnić możliwy poziom bezpieczeństwa użytkownaikom Platformy Trans.eu przed nierzetelnymi kontrahentami, a w szczególności bezpieczeństwa transakcji i obrotu na giełdzie transportowej działającej w ramach Platformy Trans.eu (w tym celu TC udostępnia Państwa dane spółce Trans.eu Group S.A. – dotyczy to tylko sytuacji, gdy rejestrowali Państwo konto na Platformie Trans.eu). Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych w ten sposób jest art. 6 ust. 1 lit f) RODO. Przetwarzanie odbywa się w celu zapewnienia możliwego poziomu bezpieczeństwa użytkownikom Platformy Trans.eu, który stanowi w rozumieniu ww. przepisu prawnie uzasadniony interes TC i Trans.eu Group S.A. W ten sposób Państwa dane są ujawniane tylko w tych przypadkach, gdy są lub byli Państwo zarejestrowani na Platformie Trans.eu i gdy zostali Państwo objęci zleceniem windykacyjnym przyjętym przez TC od klienta wskazującego, że jest Państwa wierzycielem (w tej sytuacji Państwa dane pozyskiwane są przez TC od tego klienta).

 

Pozyskanie danych dłużnika (kontrahenta) w przypadku nabycia wierzytelności przez T

TC prowadzi działalność faktoringową w ramach której nabywa wierzytelności. Wskutek zawarcia umowy cesji i nabycia wierzytelności, TC staje się administratorem danych dłużnika przekazanych TC przez cedenta (osobę sprzedającej TC wierzytelność) celem umożliwienia skutecznej sprzedaży wierzytelności. Dane te obejmują dane kontaktowe dłużnika figurujące w CEIDG oraz dane wierzytelności z faktury (numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwota). Źródłem pozyskania tych danych jest dokumentacja składana TC przez cedenta w związku z zawieraniem umowy cesji (oferta sprzedaży wierzytelności/wniosek o sfinansowanie faktury) i dokumentacja niezbędna do wykazania  istnienia sprzedawanej wierzytelności (zlecenie transportowe/umowa transportowa, dokument transportowy potwierdzający wykonanie usługi i faktura VAT wystawiona przez cedenta dłużnikowi). W przypadku nabycia wierzytelności, dłużnik jest zawiadamiany o zmianie wierzyciela i o przetwarzaniu jego danych osobowych przez TC jako administratora.

 

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W zakresie niezbędnym do zawarcia lub wykonania umowy z TC, Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, co może wiązać się może ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem, które mogą wywołać wobec Państwa skutki prawne lub w inny istotny sposób wpłynąć na Państwa sytuację. Tego rodzaju przypadki mogą wystąpić jako element procesu ofertowania w celu ustalenia możliwości złożenia oferty zawarcia umowy świadczenia usług faktoringowych. Analizie automatycznej mogą podlegać dane przekazywane przez Państwo w formularzach na stronach transfactor.eu i transinkasso.eu, a także dane dotyczące dotychczasowej historii współpracy klienta z TC, jeśli takie posiadamy, w tym dane o historii zleceń windykacyjnych prowadzonych na zlecenie lub/i wobec Państwa, a dodatkowo ogólnodostępne dane pochodzące z państwowych rejestrów, dane z wywiadowni gospodarczych oraz giełdy wierzytelności prowadzonej przez TC. W procesie oceny możliwości złożenia oferty zawarcia umowy wykorzystywane są modele statystyczne, w wyniku czego zostaje określona Państwa zdolność i wiarygodność do zaciągania zobowiązań względem TC. W przypadku wykazania w ten sposób braku lub niewystarczającej zdolności lub wiarygodności do zaciągnięcia danego zobowiązania, TC odmówi Państwu zawarcia umowy i świadczenia usługi.

 

Oświadczenie dotyczące Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności weszła w życie z dniem 19.12.2019 r. TC zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, jeśli będzie to niezbędne w wyniku wprowadzenia modyfikacji w naszej polityce, zarządzaniu, prawie lub jurysdykcji. Zmiany będą obowiązywać od dnia opublikowania ich na stronie https://transcash.eu/polityka-prywatnosci/  wraz ze wskazaniem daty ich wprowadzenia.

 

Dane do kontaktu

W razie pytań lub uwag odnośnie Polityki prywatności, a także w razie chęci skorzystania z praw osoby, której dane TC przetwarza jako administrator (tj. z prawa dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania/poprawiania swoich danych,  usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym profilowania, przenoszenia danych, cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych) prosimy o kontakt na adres mailowy info@transcash.eu lub pisemnie na adres TRANSCASH.EU S.A., ul. Chabrowa 4, 52-200 Wysoka.