To nic innego jak zawiadomienie windykacyjne, które powinniśmy wysłać do dłużnika po zakończeniu prób ugodowych (tzw. etap windykacji polubownej). Takie pismo jest ostatnią szansą dla dłużnika, by ten zdecydował się na rozwiązanie sprawy poza organem wymiaru sprawiedliwości. W innym przypadku sprawa zostanie skierowana na etap postępowania sądowego.
Pismo upominawcze możemy wysłać samodzielnie lub zlecić jego wysłanie zewnętrznej firmie windykacyjnej, z której usług korzystamy. Warto nadmienić, że wysyłka ostatecznego wezwania do zapłaty jest obowiązkowym elementem postępowania, zanim zdecydujemy się skierować sprawę do sądu. Wynika to z nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, która obowiązuje od stycznia 2016 roku. W art. 187 można przeczytać, iż zanim sprawa trafi do sądu, należy podjąć próbę rozwiązania konfliktu w sposób polubowny. Wysyłka druku przedsądowego wezwania do zapłaty jest traktowana właśnie jako taka próba. Jeśli dłużnik nie ureguluje należności, kopia wezwania oraz dowód nadania listu są dołączane do pozwu. Tego typu pismo ma zazwyczaj bardziej oficjalny charakter w porównaniu do wcześniejszych wezwań.
Obecnie można spotkać się z dwoma terminami, które mogą sugerować, że mamy do czynienia z różnymi dokumentami. Należy jednak zaznaczyć, że przedsądowe i ostateczne wezwanie do zapłaty to pisma mające takie samo znaczenie dla sądu, a różni je jedynie nazewnictwo. Co za tym idzie, oba stanowią element ostatniego etapu windykacji miękkiej. Ich wysyłka świadczy o tym, że wierzyciel próbował załatwić z dłużnikiem sprawę w sposób polubowny bez udziału sądu.
Czasami jednak wierzyciele decydują się najpierw wysłać przedsądowe wezwanie, a jeśli okaże się ono nieskuteczne, również ostateczne wezwanie do zapłaty. Takie kroki można podjąć w sytuacji, gdy dłużnik dopuścił się zwłoki w terminie świadczenia, zgodnie z informacjami zawartymi w art. 476 Kodeksu cywilnego. W ostatecznym wezwaniu znajdują się jednak identyczne dane jak w wezwaniu przedsądowym.
Nie jest określone w przepisach prawa jakie elementy powinny się znaleźć w takim wezwaniu do zapłaty. Jeżeli czujemy się na siłach to możemy zrobić to na własną rękę. Oszczędzi to korzystania z pomocy specjalistów, która mogłaby nadwyrężyć budżet na tego typu przedsięwzięcia. Należy jednak pamiętać, że sprawa (na późniejszym już) etapie sądowym zacznie się komplikować. Nie każdy posiada obszerną wiedzę na ten temat – wtedy warto mieć pod ręką doświadczonego prawnika, który pomoże nam w rozwiązaniu bardziej skomplikowanych sytuacji.
W treści warto zawrzeć datę i miejsce sporządzenia takiego pisma. Należy podać również dane wierzyciela jak i dłużnika, by wyraźnie było napisane kto i do kogo kieruje swoje żądanie.
W części głównej, która najbardziej interesuje dłużnika wskazujemy dokument (np. faktura, protokół odbioru, umowa) na podstawie którego będziemy egzekwować interesującą nas kwotę. Jej wysokość uzależniona jest od dokumentu na który się powołujemy + ewentualne odsetki, jeżeli się nam należą np. za opóźnienie w dostawie.
Następnie określamy sobie termin, w którym chcielibyśmy odzyskać swoje należności. Zazwyczaj jest to 7 dni od otrzymania pisma przez dłużnika. W tym miejscu należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, jeśli w wezwaniu nie znajdzie się informacja na temat tego, w jakim terminie ma zostać uregulowana płatność, przyjmuje się, iż powinno to nastąpić niezwłocznie po tym, gdy dłużnik otrzyma pismo.
Numer rachunku bankowego to kolejny element, który powinniśmy dodać do treści pisma. Czytelny podpis w prawym dolnym rogu ładnie zamknie nam całość żądania. Stanowi on jednocześnie element decydujący o skuteczności wezwania.
Przedawnienie – co wynika z naszych doświadczeń?
Bardzo ważnym elementem, który znajduje się w każdym wzorze przedsądowego wezwania do zapłaty jest dokładny opis skutków, jakie czekają stronę, jeśli zignoruje ona dokument. Należy wyraźnie przedstawić z jakimi konsekwencjami będzie się borykał dłużnik w przypadku nieustosunkowania się do naszego pisma. Możemy tutaj wymienić:
Są to elementy, które powinny przekonać dłużnika do szybszego uregulowania swoich należności. Oprócz tego można wspomnieć o wpisaniu na listę dłużników KRD lub Biura Informacji Gospodarczej czy wstrzymaniu realizowania usług. Jeśli wierzycielem jest bank, może wypowiedzieć umowę kredytową, stawiając kwotę kredytu w stan wymagalności.
Forma wysłania tego typu wezwania tak naprawdę jest dowolna, ale… Najbezpieczniej przekazać je listem poleconym dołączając do niego potwierdzenie odbioru. Wtedy możemy mieć pewność, że nasze wezwanie dotrze do odbiorcy. Dodatkowo potwierdzenie wysłania przedsądowego wezwania do zapłaty może stanowić w sądzie dowód w razie ewentualnych komplikacji.
Udostępniamy WZÓR takiego wezwania, który na pewno ułatwi jego stworzenie.
Załączony wzór wezwania do zapłaty może zostać wykorzystany do praktycznie każdego długu, który nie został uregulowany w terminie. Wierzycielem jest zazwyczaj przedsiębiorstwo, które sprzedało swojemu kontrahentowi konkretny produkt lub produkty, bądź wykonało na jego rzecz daną usługę. Wierzycielem może być także dostawca mediów lub pracownik, który nie otrzymał wynagrodzenia we wskazanym w umowie terminie. Najczęściej jednak wysyłane są wezwania do zapłaty faktury, która została wystawiona danej firmie. Tego typu sytuacje zwykle dotyczą faktur z odroczonym terminem płatności stanowiące normę np. w branży transportowej.
Aby wezwanie mogło zostać uznane za nieważne, musi dojść do przedawnienia należności. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego wynosi ono 6 lat, zaś w przypadku roszczeń dotyczących świadczeń okresowych oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 1 rok. Co więcej, koniec terminu przedawnienia kończy się wraz z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Termin przedawnienia zaczyna biec wraz z momentem, gdy świadczenie staje się wymagalne. Po jego upłynięciu dłużnik może uchylić się od zapłaty. Chcąc zapobiec takiej sytuacji, wierzyciel powinien dążyć do jak najszybszego uzyskania należności.
Jeśli dojdzie do przedawnienia, wierzyciel nie może skierować sprawy do komornika. Nie ma ponadto możliwości uzyskania prawomocnego nakazu zapłaty. Istnieje jednak kilka sytuacji, gdy bieg przedawnienia może zostać przerwany. Jedną z nich jest uznanie długu przez dłużnika. Identyczny skutek będzie w momencie, gdy dłużnik poprosi o rozłożenie spłaty należności na raty.
Faktoring w Transcash to nowoczesne rozwiązanie dla firm z branży transportowej, które pozwala na stały i systematyczny dostęp do pieniędzy. Długie terminy płatności to cecha charakterystyczna tych branż, w której na płatność zwykle trzeba czekać od 30. do nawet 90 dni.
