Firmy transportowe funkcjonują w rzeczywistości długich terminów płatności, sięgających 60 dni. Sytuacja staje się poważna, gdy ten i tak odległy termin mija, a pieniędzy za zlecenie wciąż nie ma na koncie. Spóźniona płatność kilku większych faktur może zachwiać płynnością finansową nawet świetnie prosperującego przewoźnika.
Jak zatem sprawnie odzyskać swoje pieniądze, nie paląc za sobą mostów, a w razie konieczności – jakich twardych narzędzi użyć, by wyegzekwować należność? Oto kompletny przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces dyscyplinowania spóźnialskich zleceniodawców.
Relacje w biznesie są niezwykle ważne, zwłaszcza w spedycji i transporcie, gdzie często bazujemy na stałych współpracach. Dlatego gdy pojawia się spóźniona płatność, pierwszą reakcją na brak płatności nie powinien być pozew sądowy, ale rozmowa i perswazja. Niekiedy brak przelewu to po prostu ludzki błąd, zagubiony dokument CMR w dziale księgowości zleceniodawcy lub chwilowy problem techniczny. Jeśli płatnikiem jest spedycja, istnieje duża szansa, że brak płatności w terminie również wiąże się z niespłaconymi fakturami na jej rzecz. Warto zacząć od spokojnej rozmowy, wyjaśnienia sytuacji i ustalenia kolejnych kroków, zanim sięgniemy po środki formalne.
Miękkie przypomnienie – pierwszy krok
Dzień po upływie terminu płatności warto wykonać telefon lub wysłać krótkiego, uprzejmego maila z przypomnieniem o terminie spłaty.
Ustawowa rekompensata – Twoja dźwignia negocjacyjna
Jeśli miękkie przypomnienie nie przynosi efektu, a zleceniodawca zaczyna unikać kontaktu lub podaje wymówki bez pokrycia, pora sięgnąć po potężne, ustawowe narzędzie. Mowa o prawie do naliczenia rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Zgodnie z przepisami, w transakcjach handlowych (B2B) wierzyciel ma prawo – bez żadnych dodatkowych wezwań czy wyroków sądu – obciążyć dłużnika zryczałtowaną opłatą od razu, gdy tylko nastąpi opóźnienie w płatności. Kwoty te wynoszą odpowiednio:
Jak to wykorzystać w praktyce? Gdy w grę wchodzi spóźniona płatność, nie musisz od razu wystawiać noty obciążeniowej. Użyj tej możliwości jako skutecznego argumentu psychologicznego i poinformuj kontrahenta o możliwości naliczenia odsetek na podstawie wspomnianych przepisów, czyli art. 10. Ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom w transakcjach handlowych. W ten sposób pokazujesz, że znasz swoje prawa i nie zamierzasz odpuścić kwestii opóźnienia płatności.
Jeśli polubowne metody zawiodą i płatność nie wpłynie na konto, warto sięgnąć po twarde narzędzia służące odzyskiwaniu należności.
To ostatni krok przed wejściem na ścieżkę sądową. Pismo powinno mieć charakter formalny i zostać wysłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Co powinno zawierać dobrze napisane wezwanie?
Jeżeli dłużnik nie zareaguje na pismo, sprawę najlepiej przekazać do zewnętrznej firmy windykacyjnej, wyspecjalizowanej w obsłudze branży TSL. Profesjonalni windykatorzy dysponują narzędziami, wiedzą prawną i odpowiednimi licencjami, by skutecznie naciskać na nierzetelnego zleceniodawcę. Co istotne, większość firm windykacyjnych oferuje usługę windykacji na koszt dłużnika, co wymusza na nim nie tylko zwrot długu, ale też kosztów jego odzyskania, które poniosłeś angażując firmę windykacyjną.
Jeśli chcesz zagwarantować sobie szybką płatność, uniknąć fatygi związanej z windykacją, a także potwierdzić wypłacalność swojego kontrahenta, skorzystaj z faktoringu w Transcash. W branży TSL finansowanie faktur pomaga rozwiązać tradycyjny problem z płynnością, zapewniając wpływ na konto nawet w dniu wystawienia faktury. Spóźniona płatność nie będzie problemem, jeśli sfinansujesz fakturę przed terminem spłaty.
Gdy zrealizujesz transport i wystawisz fakturę z 60-dniowym terminem płatności, przekazujesz fakturę do Transcash, a my wypłacamy ci na konto równowartość kwoty z faktury pomniejszoną o prowizję, nawet w ciągu 30 minut od chwili zaakceptowania wniosku. Od tej chwili Twój kontrahent staje się dłużnikiem faktora, któremu spłaca należność w pierwotnym terminie. Co ważne, gdy zgłaszasz nam fakturę do finansowania, w pierwszej kolejności sprawdzamy sytuację Twojego kontrahenta – jeśli zaakceptujemy Twój wniosek to znak, że zleceniodawca jest wiarygodny finansowo. Odrzucenie go to sygnał, że warto rozważyć kontynuowanie współpracy z tym kontrahentem.
Największą zaletą faktoringu – często pomijaną przez przewoźników – jest to, co dzieje się, gdy Twój zleceniodawca spóźnia się z zapłatą. Jeśli kontrahent nie ureguluje faktury w terminie, faktor bierze na siebie ciężar tzw. miękkiej windykacji i monitorowania płatności. W Transcash podejmujemy windykację tuż po upływie terminu spłaty i prowadzimy ją przez 30 dni. Jeśli faktura nie zostanie opłacona w tym czasie, możemy wrócić do Ciebie z prośbą o zwrot wypłaconych środków.
Faktoring przenosi relację dłużnik-wierzyciel na inny poziom, rozwiązując problem zatorów płatniczych u źródła.
Choć przedstawione wyżej metody odzyskiwania należności są skuteczne, żelazna zasada biznesu brzmi: lepiej zapobiegać, niż leczyć. Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów ze spóźnialskimi kontrahentami jest po prostu… niepodejmowanie z nimi współpracy.
Zanim potwierdzisz przyjęcie zlecenie – zwłaszcza od nowego spedycji czy załadowcy o którym nic nie wiesz – zweryfikuj jego wiarygodność finansową. W Transcash możesz to zrobić bezpłatnie i bez zobowiązań – wystarczy założyć konto i w Panelu Klienta skorzystać z opcji „Sprawdź firmę”. Po wpisaniu NIP-u kontrahenta dowiesz się, jak jego wiarygodność wypada w naszej ocenie.
Dyscyplinowanie kontrahentów to nie akt agresji – to przejaw dbałości o stabilność, bezpieczeństwo i zdrowy rozwój Twojej firmy transportowej.
Gotowy do startu?
