Cyfryzacja branży TSL wkracza w decydującą fazę, a tradycyjny obieg dokumentów w transporcie drogowym odejdzie do lamusa. Przepisy unijne stawiają przed organizatorami transportu zupełnie nowe wymagania dotyczące wymiany danych z organami państwowymi. Dla firm spedycyjnych oznacza to konieczność zweryfikowania dotychczasowych nawyków i dostosowania procesów operacyjnych do cyfrowej rzeczywistości.
Podsumowanie dla kadry zarządzającej i spedytorów:
Każdy spedytor wie, jak kosztowne i frustrujące bywają opóźnienia wynikające z błędów w papierowej dokumentacji transportowej. Zgubiony list przewozowy, nieczytelny podpis odbiorcy czy brakujące zaświadczenie potrafią skutecznie zablokować wypłatę wynagrodzenia i sparaliżować operacje.
Odpowiedzią Unii Europejskiej na te wyzwania jest Rozporządzenie (UE) 2020/1056, czyli eFTI (Electronic Freight Transport Information). Mówiąc najprościej: to unijny standard techniczny i prawny, który sprawia, że papierowe dokumenty przewozowe zastępujemy bezpiecznymi danymi w cyfrowym systemie. W efekcie informacje o trasie, ładunku, nadawcy i przewoźniku przesyłamy w czasie rzeczywistym poprzez certyfikowane platformy informatyczne.
Dla firmy spedycyjnej oznacza to bezpieczniejszy i znacznie szybszy przepływ informacji. Spedytor nie musi już tygodniami czekać na powrót fizycznego listu przewozowego z pieczątką odbiorcy. W konsekwencji zdecydowanie przyspiesza to proces fakturowania i rozliczeń z podwykonawcami.
W branży TSL często pojawia się pytanie, czy nowe przepisy nakładają na spedycje bezwzględny nakaz eliminacji papieru. Warto to wyraźnie wyjaśnić, ponieważ prawda prawna różni się od praktyki rynkowej.
Unijne rozporządzenie nakłada obowiązek przede wszystkim na organy administracji publicznej oraz służby kontrolne w państwach członkowskich UE. Oznacza to, że inspektorzy ITD, funkcjonariusze celno-skarbowi czy policja, nie będą mogli odmówić przyjęcia cyfrowej dokumentacji, jeśli zostanie ona przedstawiona za pośrednictwem certyfikowanej platformy eFTI.
Z punktu widzenia prawa, spedycja oraz przewoźnik nadal mogą stosować dokumenty papierowe. Zleceniodawcy zaczną wymagać od spedycji obsługi cyfrowej, aby skracać czas odpraw i przyspieszać łańcuch dostaw. Z tego powodu firmy ignorujące cyfryzację szybko stracą swoją konkurencyjność na rynku.
W codziennych dyskusjach operacyjnych pojęcia eCMR oraz rozporządzenie eFTI bywają błędnie używane jako synonimy. W rzeczywistości odnoszą się one do dwóch różnych poziomów cyfryzacji.
Można więc powiedzieć, że eCMR jest cyfrową treścią (samym dokumentem), natomiast eFTI to bezpieczna cyfrowa autostrada, dzięki której ta treść trafia do systemów kontrolnych.
Proces wdrażania standardów eFTI w Unii Europejskiej wymaga szerokiego przygotowania technicznego we wszystkich krajach członkowskich. Chociaż samo rozporządzenie ramowe weszło w życie w 2020 roku, to dopracowanie unijnej infrastruktury wymagało dodatkowego czasu.
W latach 2024-2025 Komisja Europejska przyjęła kluczowe specyfikacje techniczne definiujące unijne zbiory danych (eFTI Datasets) oraz zasady funkcjonowania i certyfikacji platform cyfrowych. Obecnie realizowane są unijne projekty pilotażowe (np. eFTI4EU, eFTI4ALL) oraz procesy akredytacji dostawców oprogramowania.
Ostatecznym i wiążącym prawnie terminem dla całej branży jest 9 lipca 2027 roku. Od tego dnia wszystkie służby kontrolne w całej Unii Europejskiej mają ustawowy obowiązek przyjmowania danych w standardzie eFTI.
Wdrożenie eFTI zmienia przebieg tradycyjnych kontroli drogowych oraz odpraw celnych. Służby państwowe zyskują narzędzia do szybszego wykrywania nielegalnego kabotażu oraz nieuprawnionych przewozów.
Podczas weryfikacji na drodze kierowca nie musi wręczać kontrolującemu teczki z papierami. Zamiast tego udostępnia jednorazowy kod QR lub unikalny identyfikator przesyłki na ekranie smartfona lub tabletu.
Urządzenie inspektora łączy się z krajową bramką informatyczną (eFTI Gate), a ta bezpiecznie pobiera potrzebne dane z certyfikowanej platformy, na której spedycja zarejestrowała zlecenie.
Dzięki temu eliminujemy możliwość ręcznego modyfikowania dokumentów w trakcie transportu. Wszystkie wpisy stworzone przez spedytora posiadają cyfrowy znacznik czasu oraz zabezpieczenia, co wyklucza ryzyko powstania fałszywych listów przewozowych.
Wyjściem naprzeciw rynkowym standardom cyfryzacji jest wykorzystanie nowoczesnych narzędzi finansowo-operacyjnych, takich jak Panel Klienta Transcash. To intuicyjne centrum zarządzania, które w prosty sposób ułatwia spedycjom i przewoźnikom przejście z tradycyjnego papieru na procesy elektroniczne.
Panel jest w pełni dostosowany do aktualnych przepisów prawnych i podatkowych, w tym wymogów KSeF. Przy zgłaszaniu faktury do finansowania można z łatwością dodać nadany jej numer KSeF, co gwarantuje pełną zgodność systemową. Z kolei dla spedycji występujących w roli płatnika dużym ułatwieniem jest bezpośredni podgląd do dokumentów (m.in. zleceń czy CMR) załączanych przez przewoźnika. Dzięki temu spedycja może znacznie szybciej zweryfikować poprawność plików i podjąć decyzję o finansowaniu.
Dzięki integracji cyfrowego obiegu dokumentów w panelu, procesy weryfikacji zleceń, fakturowania i finansowania frachtów odbywają się bez opóźnień. Zamiast czekać na przesyłki pocztowe, spedycja i przewoźnik operują na cyfrowych plikach w jednym miejscu. To idealny krok adaptacyjny, który buduje w firmie nawyk pracy na danych cyfrowych, co w kontekście zbliżających się wymogów eFTI znacząco usprawnia przygotowanie całej organizacji do nadchodzących zmian.
Cyfryzacja dokumentacji w ramach rozporządzenia eFTI to nie odległa wizja przyszłości, lecz nieuchronny kierunek rozwoju całego sektora TSL. Dla firm spedycyjnych nowa architektura prawna i technologiczna oznacza konieczność szybkiego przestawienia codziennych operacji na obieg cyfrowy. Ostatecznie wygranymi tej transformacji będą te przedsiębiorstwa, które nie tylko unikną operacyjnych problemów i kar podczas nadchodzących kontroli drogowych, ale już dziś wykorzystują cyfrowe narzędzia do usprawnienia fakturowania, rozliczeń i budowania przewagi rynkowej.
Tak. Dostawcy platform eFTI zaoferują małym i średnim spedycjom dostęp przez przeglądarkę internetową (panel klienta). Spedytor będzie mógł wprowadzić dane przesyłki bezpośrednio do formularza online. Warto jednak pamiętać, że ręczne przepisywanie danych z e-maili zwiększa ryzyko pomyłki, dlatego docelowo automatyczna integracja jest znacznie bezpieczniejsza.
Rozporządzenie eFTI nie ustanawia jednej unijnej taryfy za korzystanie z platform. Koszty mogą zależeć od modelu biznesowego konkretnego dostawcy platformy lub usługi eFTI. Dlatego przed wyborem rozwiązania warto sprawdzić zarówno cenę, jak i zakres funkcji, integrację z TMS/ERP oraz warunki przechowywania danych.
Infrastruktura eFTI została zaprojektowana z myślą o pełnej interoperacyjności. Oznacza to, że system TMS spedycji oraz aplikacja przewoźnika mogą być od zupełnie innych dostawców. Ważne jest jedynie, aby oba narzędzia łączyły się z certyfikowaną platformą eFTI.
Tak, unijne rozporządzenie uwzględnia specyficzne wymogi informacyjne dla transportu celnego, przewozu towarów niebezpiecznych (ADR) oraz transgranicznego transportu odpadów.
Gotowy do startu?
