Zaufanie to waluta, ale w transporcie podstawą bezpieczeństwa jest chłodna kalkulacja. Współpraca z nowymi partnerami to codzienność, dlatego profesjonalna weryfikacja kontrahenta w TSL powinna być nawykiem każdego przedsiębiorcy.

Oszustwa, kradzieże ładunków czy zatory płatnicze to realne zagrożenia. Z naszych badań przeprowadzonych w 2023 roku wynika, że potrzebę sprawdzania partnerów widzi ponad 70% przedstawicieli sektora, jednak większość ogranicza się jedynie do “zasięgnięcia opinii”. To błąd. Weryfikacja kontrahenta w TSL wymaga twardych danych, a nie plotek.

W tym artykule pokażemy Ci krok po kroku, jak prześwietlić przewoźnika i spedytora – od darmowych baz publicznych po dedykowane narzędzia branżowe.

Kluczowe wnioski:

• Opinie to za mało: polecenia są ważne, ale nie powiedzą Ci o zadłużeniu czy statusie podatnika.
• Licencje są kluczowe: w TSL musisz sprawdzić KREPTD i ubezpieczenia (OCP/OCS).
• Oszczędność czasu: możesz weryfikować firmy ręcznie w 5 bazach lub użyć jednego, zbiorczego narzędzia.

Szybka weryfikacja kontrahenta w TSL

Jeśli zależy Ci na czasie i komplecie danych w jednym miejscu, warto skorzystać z narzędzi agregujących dane. To nowoczesne podejście, dzięki któremu weryfikacja kontrahenta w TSL zajmuje sekundy, a nie godziny.

Sprawdź firmę z Transcash

W Transcash możesz bezpłatnie sprawdzić potencjalnego partnera i jego wypłacalność przed rozpoczęciem współpracy. Usługa “Sprawdź firmę” jest dostępna w naszym Panelu Klienta – po darmowej rejestracji i podpisaniu niezobowiązującej umowy, możesz korzystać z usługi bez opłat. 

Jak to działa?

1. Logujesz się do Panelu Klienta (rejestracja jest darmowa).
2. Wchodzisz w zakładkę “Sprawdź firmę”.
3. Wpisujesz numer NIP.

Jeśli firma znajduje się w naszej bazie, natychmiast otrzymasz podstawowe informacje. Aktywni klienci zyskują jeszcze więcej – dostęp do raportu o firmie. Obejmuje on dane o:

• zadłużeniach i windykacji,
• średnich terminach płatności,
• stosunku do cesji wierzytelności (kluczowe przy faktoringu).

System oszacuje również ryzyko współpracy, dając Ci jasną rekomendację.

Samodzielny research w bazach publicznych i branżowych

Jeśli wolisz przeprowadzić “śledztwo” na własną rękę, musisz uzbroić się w cierpliwość. Ręczna weryfikacja kontrahenta w TSL wymaga odwiedzenia kilku rejestrów państwowych. Oto Twoja lista kontrolna:

1. Podstawy prawne: KRS, CEIDG i REGON

To fundament. Tutaj dowiesz się, czy firma w ogóle istnieje.

• KRS (Krajowy Rejestr Sądowy): Dla spółek prawa handlowego. Sprawdzisz tu kapitał zakładowy, zarząd oraz czy nie toczy się postępowanie upadłościowe.
• CEIDG: Dla jednoosobowych działalności gospodarczych.
• REGON: Baza uzupełniająca, przydatna przy weryfikacji spółek cywilnych.

W publicznych bazach można odnaleźć podstawowe dane identyfikujące firmę, takie jak data wpisu i ewentualnego wykreślenia z rejestru, dane osób zarządzających, wysokość kapitału zakładowego, informacje o procesie likwidacji, przekształceniach, podziale, czy połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego. Wszystkie wspomniane rejestry umożliwiają przeszukiwanie ich zasobów za pośrednictwem stron internetowych, a wiele z nich pozwala również na wgląd do wybranych dokumentów, w tym firmowych sprawozdań finansowych.

2. Status finansowy: biała lista VAT i rejestry długów

Płynność finansowa partnera to Twoje bezpieczeństwo.

• Biała lista podatników VAT: pozwala zweryfikować, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Rejestr przechowuje dane o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych z listy. Wyszukiwanie można również ograniczyć czasowo, żeby sprawdzić, czy dany podmiot był podatnikiem VAT w interesującym nas okresie. Wyszukiwanie odbywa się za pomocą numeru konta, NIP lub REGON. 
• Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ): publiczny portal z informacjami o postępowaniach restrukturyzacyjnych i upadłościowych, zakazach prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowaniach egzekucyjnych. Jego zawartość można przeglądać na portalu publicznym KRZ, gdzie znajduje się wyszukiwarka podmiotów widniejących w rejestrze.
• Giełdy wierzytelności: są prowadzone przez firmy windykacyjne i zawierają dane o konkretnych długach i dłużnikach, a ich zasoby często można przeglądać bezpłatnie.

3. Specyfika branży: licencje i uprawnienia

W transporcie sama “firma” to za mało. Skuteczna weryfikacja kontrahenta w TSL musi uwzględniać uprawnienia przewozowe.

Gdzie to sprawdzić? W Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD) sprawdzisz:

• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
• licencję transportową (krajową lub wspólnotową),
• certyfikat kompetenci zawodowych.

Firmy spedycyjne działające w Polsce muszą posiadać nie tylko powyższe dokumenty, ale dodatkowo również tzw. licencję spedycyjną, czyli zezwolenie na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. Jej status można sprawdzić w wyszukiwarce Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w sekcji „Informacja o koncesjach, zezwoleniach, licencjach oraz wpisach do rejestrów działalności regulowanej” na stronie poświęconej firmie w rejestrze. 

4. Ubezpieczenie OCP i OCS

Kolejną rzeczą, którą warto sprawdzić przy okazji weryfikacji, jest ubezpieczenie OC przewoźnika lub spedytora. Jego rolą jest ochrona posiadacza na wypadek kradzieży, zniszczenia lub uszkodzenia ładunku, co wiąże się z niewykonaniem umowy przewozu. W przeciwieństwie do standardowego OC, ubezpieczenie OCP i OCS nie jest obowiązkowe, choć popularne i mile widziane przy współpracy. Z punktu widzenia kontrahenta, posiadający je przewoźnik jest bardziej wiarygodny.

• Dobra praktyka: poproś o skan polisy ORAZ dowód opłacenia ostatniej składki.
• Weryfikacja: zadzwoń do ubezpieczalni, aby potwierdzić ważność dokumentu.

Ufaj, ale sprawdzaj

Pewni partnerzy w biznesie są na wagę złota. Weryfikacja to nie wyraz braku zaufania, ale profesjonalizmu. Niezależnie od tego, czy wybierzesz metodę automatyczną, czy ręczną, pamiętaj: weryfikacja kontrahenta w TSL to jedyny sposób na zminimalizowanie ryzyka oszustw i problemów z płatnościami.

Nie pomijaj tego kroku przed podpisaniem pierwszego zlecenia.

Chcesz wiedzieć, z kim robisz biznes? Nie ryzykuj. Sprawdź wiarygodność kontrahenta w mniej niż minutę w Panelu Transcash.