Bez nowych zleceń nie ma rozwoju, zwłaszcza dla mniejszych firm konkurujących z branżowymi gigantami o ugruntowanej pozycji. Sytuacja spedycji jest szczególna, bo poszukując zleceń, muszą mieć na uwadze potrzeby i oczekiwania załadowców oraz przewoźników. Pierwsi oczekują szybkiego sprawnego i ekonomicznego transportu, drudzy – atrakcyjnej zapłaty na czas. Podpowiadamy, jak zdobywać zlecenia dla spedycji. 

Marketing, czyli zacznij od podstaw

Trudno zdobywać zlecenia, gdy potencjalni zleceniodawcy nie wiedzą o Twoim istnieniu. Spedycje powinny dbać o obecność w świadomości potencjalnych partnerów, co można zrobić na kilka sposobów. Podstawowym jest posiadanie wirtualnej wizytówki w formie strony internetowej (szczególnie dla dużych spedycji) oraz profilu lub profili w mediach społecznościowych, szczególnie na platformie Linkedin służącej również do networkingu. Widoczność online buduje wiarygodność, co dla spedycji ma ogromne znaczenie, a przy okazji daje możliwość prezentacji, i co równie ważne, promowania swoich usług. Drugim ogromnie ważnym aspektem marketingu jest promocja i reklama. Inwestycja w kampanie reklamowe i działania wspomagające dotarcie do potencjalnych klientów (SEO, Google Ads, reklamy w mediach społecznościowych) może okazać się strzałem w dziesiątkę i sposobem na stworzenie bazy potencjalnych klientów.

Równie ważny jest marketing bezpośredni, czyli samodzielne wyszukiwanie potencjalnych zleceniodawców i podejmowanie kontaktu w celu przedstawienia oferty. Co powinna zawierać?

• W ofercie określ, jakie typy pojazdów posiadasz, które trasy obsługujesz oraz jakie ładunki możesz przewozić (np. do 24 ton, ADR, chłodnicze, z windą załadowczą).
• Wyróżnij przewagi konkurencyjne – doświadczenie, specjalizację w przewozie konkretnych typów ładunków, certyfikaty ISO, gwarancje ubezpieczeniowe w razie problemów z ładunkiem czy referencje od zadowolonych klientów.
• Podkreślaj elastyczność w negocjowaniu stawek i gotowość do stałej współpracy w dłuższej perspektywie – stabilność i terminowość to jedne z najważniejszych przewag w branży transportowej. 

Elementem marketingu bezpośredniego jest też networking podczas branżowych wydarzeń – targów, konferencji, spotkań, a nawet webinarów, dających okazję do poznania przedstawicieli innych firm z branży. 

Giełdy transportowe – najlepsze źródło zleceń

Trudno wyobrazić sobie współczesną działalność spedycyjną bez dostępu do giełd transportowych. To jedno z najpopularniejszych narzędzi do znajdowania zleceń, szczególnie dla mniejszych firm, które nie mają jeszcze rozbudowanej sieci kontaktów. Pozwalają zlecać frachty, przyjmować je i negocjować warunki. O czym warto pamiętać przy korzystaniu z giełd transportowych?

• Większość giełd posiada odrębne funkcjonalności dla spedycji i przewoźników, w zależności od tego, w jakim charakterze odbywa się poszukiwanie zleceń. Przykładowo giełda Trans.eu umożliwia spedycjom poszukiwanie przewoźników z opcją gwarantowanej szybkiej płatności, co zwiększa ich konkurencyjność. 
• Giełdy transportowe prowadzą wstępną weryfikację korzystających z nich firm, co zmniejsza ryzyko oszustwa lub współpracy z potencjalnie problematycznym kontrahentem. Warto mieć to na uwadze, bo zlecenie weryfikacji zewnętrznej wywiadowni bywa bardzo kosztowne, nawet rzędu kilku tysięcy złotych w zależności od zakresu informacji. 
• Komunikacja związana ze zleceniami na giełdzie odbywa się za pomocą wewnętrznych komunikatorów, co zabezpiecza obie strony i w razie problemów może stać się ewentualnym dowodem w sprawie. Przenoszenie komunikacji dotyczącej zlecenia poza platformę jest niezgodne z regulaminem i może wiązać się z karami. 

Korzystanie z giełd transportowych wiąże się z kosztami. Ich wielkość jest uzależniona od okresu korzystania, liczby osób korzystających z platformy i dodatkowych udogodnień. Koszty abonamentu na poszczególnych platformach zaczynają się od około 60 euro miesięcznie, przy czym niektóre wymagają też opłaty aktywacyjnej, a na każdej zapłacimy za dostęp dodatkowych użytkowników. Miesięczny abonamet dla spedycji na giełdzie Trans.eu wynosi 699 zł, a każde kolejne stanowisko zwiększa cenę o 141 zł. Dodatkowe opłaty mogą się wiązać z dostępem do opcji planowania tras (w Trans.eu to 88 zł miesięcznie) czy monitoring transportu w czasie rzeczywistym. 

Przetargi i zlecenia ofertowe – sposób na stały kontrakt

Specyficznym sposobem na pozyskiwanie zleceń jest udział w przetargach organizowanych przez instytucje publiczne. Organizacja przetargu jest obowiązkowa dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł (nie licząc podatku VAT). O czym warto pamiętać?

• Ogłoszenia przetargowe pojawiają się na stronach konkretnych instytucji publicznych i rzadko są promowane na szerszą skalę, co daje spore szanse na udział w postępowaniu i realne rozważenie oferty. Minusem w tej sytuacji jest czasochłonność poszukiwań.
• Zakres potrzeb transportowych instytucji publicznych bywa wąski lub specjalistyczny. Mowa na przykład o transporcie leków czy materiałów medycznych zlecanych przez szpitale lub o przewozie osób na potrzeby szkół lub towarów na zlecenie państwowych firm czy podmiotów. Znalezienie oferty odpowiadającej potrzebom i wygrana w przetargu to gwarancja stałej współpracy przez dłuższy okres (zwykle dwuletni) z wiarygodnym partnerem – instytucja organizująca przetarg musi zabezpieczyć wydatki na ten cel w swoim budżecie. 
• O wygranej w przetargu decyduje przede wszystkim cena –  zwykle stanowi około 50 proc. wagi wszystkich kryteriów przetargowych.

Jak zdobywać zlecenia dla spedycji? Działaj kompleksowo

Skuteczne pozyskiwanie zleceń spedycyjnych wymaga strategii, ale też właściwego podejścia i odrobiny szczęścia. Kluczowe są giełdy transportowe, które dają dostęp do tysięcy ładunków, ale też wymagają opłat. Równie ważne jest budowanie relacji oraz inwestowanie w marketing online i networking. Specjalizacja pozwala na dotarcie do niszowych, często bardziej rentownych, źródeł zleceń.