Gdy Twoja firma jest zarejestrowana w systemie płatników VAT, niesie to ze sobą szereg korzyści, zwłaszcza jeśli przewidujesz jej rozwój w przyszłości. Możesz odzyskać podatek VAT od kosztów swojej działalności, a także wzbudzić zaufanie kupujących. Jednak, kiedy Ty wystawiasz faktury, a klient / kontrahent ich nie opłaca lub robi to nieterminowo, rodzą się problemy. Wówczas warto rozważyć przejście na rozliczenia metodą kasową.

Metoda kasowa – co to jest?

Metod kasowa to metoda rozliczania podatku VAT, w której jest on rejestrowany na podstawie dokonanych lub otrzymanych płatności. System ten opiera się na zasadach rachunkowości kasowej, co oznacza, że dochód jest rejestrowany w momencie jego otrzymania, a wydatki w okresie, w którym zostały zapłacone. Ta metod różni się od standardowego rozliczania należności VAT, w ramach którego VAT jest rejestrowany w dniu wystawienia lub otrzymania faktury VAT, niezależnie od tego, kiedy (lub czy) dokonywana jest płatność.

Metoda kasowa – na czym polega?

Decyzja o byciu płatnikiem VAT wiąże się z płaceniem należnego podatku VAT na konto urzędu skarbowego w związku z wystawianiem faktur. Jeśli zdecydujesz się na przykład płacić podatek VAT co kwartał, będziesz musiał zapłacić całość z tego okresu od wszystkich faktur wystawionych klientom, niezależnie od tego, czy otrzymałeś płatność za fakturę, czy nie. Może to powodować problemy, jeśli masz do czynienia z ludźmi, którzy nie płacą na czas. Wówczas inwestujesz swoje pieniądze i czekasz na te, których jeszcze nie otrzymałeś. 

W przypadku wyboru metody kasowej musisz zapłacić podatek VAT dopiero po zapłaceniu faktury przez klienta. Ta opcja może poprawić przepływ gotówki, ponieważ płacisz VAT tylko wtedy, gdy pieniądze wpłyną na Twoje konto. Podstawową różnicą między tymi dwoma metodami rozliczeń jest moment, w którym naliczany jest podatek VAT. W przypadku rachunkowości kasowej oznacza to, że jest ona obliczana w momencie, w którym faktura jest faktycznie zapłacona, a nie w momencie jej otrzymania lub wystawienia.

Metoda kasowa a odliczenie VAT

Istnieją dwie metody rozliczania podatku od wartości dodanej (VAT):

• faktury kosztowe;
• pieniądze faktycznie otrzymane na podstawie wystawionych rachunków.

Najczęściej stosowana jest pierwsza metoda, która w zależności od okoliczności daje możliwość rozliczenia podatku VAT od otrzymanych pieniędzy na podstawie miesięcznego lub kwartalnego rozliczenia. Przedsiębiorca rozlicza podatek VAT, gdy wystawia fakturę klientowi. Nie ma to znaczenia, czy otrzyma płatność od klienta w tym czasie, czy nie.

Inaczej działa rozliczenie na podstawie faktycznie otrzymanych pieniędzy z wystawionych faktur. W ramach tej opcji przedsiębiorca rozlicza podatek VAT w momencie rzeczywistego otrzymania płatności od klienta. Wobec tego, jeśli wystawi faktury i nie uzyska płatności w terminie, nie musisz od razu wykazywać i odprowadzać należnego podatku VAT w deklaracjach. Zrobi to dopiero, gdy kontrahent uiści zapłatę za całą fakturę.

Rozliczenia metodą kasową – terminy

Warto mieć na uwadze, że metoda kasowa nie jest bezterminowa. Płatnik VAT nie może w nieskończoność zwlekać z odprowadzenia podatku. Dostaje taką możliwość, ale tylko do pewnego momentu: dokładnie przez 180 dni od dnia dostawy towaru lub wykonania usługi. Po upływie tego okresu w przypadku braku zapłaty obowiązkiem podatnika jest odprowadzenie należnej stawki VAT należny od niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego. 

Co może zrobić podatnik, którego nie stać na opłacenie VAT-u od niezapłaconej faktury? Może wykorzystać ulgę na złe długi już po 90 dniach od przekroczenia terminu opłacenia należności. Dzięki niej jest chroniony przed nadpłaceniem podatku od niezapłaconych faktur sprzedaży.

Kto może skorzystać z metody kasowej?

Metoda kasowa VAT to opcja przeznaczona jedynie dla małych podatników, którzy spełniają określone warunki:

• są zarejestrowanymi płatnikami VAT;
• ich przychody brutto ze sprzedaży nie przekraczają 2 mln euro (stosuje się przelicznik średniego kursu euro Narodowego Banku Polskiego wyznaczony na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego w zaokrągleniu do 1000 zł);
• pozostają na bieżąco z deklaracjami VAT;
• nie byli w poprzednim roku skazani za przestępstwa VAT;
• dokonują rozliczeń tylko w okresach kwartalnych.

W rzeczywistości z tej metody rozliczeń może korzystać większość małych i średnich przedsiębiorstw o niewygórowanych przychodach, które wywiązują się z terminowych rozliczeń z fiskusem.

Metoda kasowa na fakturze – jakie dane są potrzebne?

Artykuł 106e ustawy o Podatku od towarów i usług określa, jakie elementy składowe powinna uwzględniać faktura VAT. Oprócz takich danych, jak:

1. data wystawienie;
2. kolejny numer identyfikacyjny nadany w ramach jednej lub więcej serii;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
4. numer identyfikacji podatkowej podatnika oraz nabywcy towarów lub usług;
5. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub data otrzymania zapłaty;
6. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
7. miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
8. cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
9. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
10. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
11. stawka podatku albo stawka podatku od wartości dodanej;
12. suma wartości sprzedaży netto;
13. kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto;
14. kwota należności ogółem;

faktura VAT przy metodzie kasowej powinna zawierać wyrazy „metoda kasowa”.

Jeżeli na fakturze zostanie pominięte uwzględnienie rodzaju metody rozliczenia („metoda kasowa”), należy wystawić fakturę korygującą.

Metoda kasowa: plusy i minusy rozliczeń VAT

W przypadku wielu firm metoda kasowa poprawia przepływ środków pieniężnych. Nie płacisz podatku VAT, dopóki nie otrzymasz płatności. Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz wielu klientów, którzy regularnie płacą z opóźnieniem lub jeśli „walczysz” z długami od klientów, którzy nie płacą faktur. Jednak system podatku VAT w metodzie kasowej jest bardziej skomplikowany, dlatego warto skorzystać z usług rozliczeniowych firm zewnętrznych. Ten system ma też mniejsze szanse na przyniesienie korzyści Twojej firmie, jeśli otrzymasz natychmiastową zapłatę lub jeśli regularnie odzyskujesz więcej podatku VAT, niż płacisz.

Dlatego jest to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy wystawiają metody z odroczonym terminem płatności lub dopiero wkraczają na rynek i muszą nauczyć się pilnowania terminów wpływu i regulowania należności. Na pewno jest to też dobra opcja dla firm z nieugruntowaną pozycją na rynku, ponieważ chroni przed koniecznością regulowania podatku VAT od nieopłaconych faktur.

Na metodzie kasowej może zyskać wiele małych firm, zwłaszcza tych o mniejszych obrotach lub na początku swojej działalności.