Faktura wewnętrzna to dokument fakultatywny, czyli taki, który można, ale nie trzeba wystawiać. Jeszcze kilka lat temu były stosowane obowiązkowo, żeby móc opodatkować podatkiem VAT transakcję, która nie została ujęta na otrzymanej fakturze. Obecnie faktury wewnętrzne nie mają ustawowego zastosowania, ale i tak są wystawiane w wielu firmach. Po co? W jakich sytuacjach? Dowiedz się więcej.

Czym jest faktura wewnętrzna?

Faktury wewnętrzne to specyficzny rodzaj dokumentu księgowego, który obowiązywał do końca 2013 roku. Należało go sporządzić w każdym przypadku, w którym dana czynność, na przykład sprzedaż towaru lub wykonanie usługi, nie niosła za sobą konieczności wystawienia faktury, ale wiązała się z powstaniem obowiązku zapłacenia podatku. 

Wraz z nowelizacją ustawy o VAT w 2014 roku z przepisów podatkowych zniknęło pojęcie faktur wewnętrznych. Zastąpiono je określeniem: dokument wewnętrzny opodatkowania. Nie ma obowiązku ich wystawiania, ale nie wniesiono też zakazu prowadzenia takiej ewidencji.

Kiedy wystawić tradycyjną fakturę w świetle ustawy o VAT?

Zasady wystawiania faktur określone są w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o VAT (dotyczy to m.in. usług dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej).

W powyższych przypadkach obowiązuje wystawianie tradycyjnej faktury VAT. Nie wystawia się jej w przypadku:

• sprzedaży zwolnionej przedmiotowo od podatku na podstawie przepisów ustawy o VAT;
• przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Kiedy wystawić fakturę wewnętrzną?

Jak już wyżej wspomniano, do 2014 roku obowiązywało dodatkowe wystawianie faktur wewnętrznych. Teraz ten obowiązek zniesiono, ale i tak firmy mogą sporządzać taki dokument wewnętrzny w kilku przypadkach.

Kiedy należało wystawić fakturę wewnętrzną? Zawsze wtedy, gdy firma chciała udokumentować podjęte czynności dotyczące zarówno obrotu krajowego, jak i zagranicznego oraz była zmuszona do naliczenia VAT od transakcji we własnym zakresie. Dotyczyło to:

• nieodpłatnego przekazania towarów (oprócz próbek reklamowych i rzeczy o małej wartości) lub nieodpłatnego świadczenia usług;
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub usług od kontrahenta z Unii Europejskiej;
• wycofania składników majątku firmowego, dla których przysługiwało prawo do odliczenia VAT;
• nabycia, które podlegało opodatkowaniu w ramach odwrotnego obciążenia;
• zwrotu dotacji, subwencji i innych opłat tego rodzaju.

Jak wygląda faktura wewnętrzna?

Wiele firm nadal korzysta z dokumentu wewnętrznego opodatkowania, chociaż nie ma już ustawowego obowiązku jego wystawiania. Jeśli jednak ktoś decyduje się na sporządzenie faktury wewnętrznej, warto zadbać o jej poprawne wystawienie. 

Taki dokument musi zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer identyfikacyjny;
• datę przekazania towaru lub świadczenia usług;
• szczegółowe dane podmiotów transakcji: przede wszystkim nazwa firmy, numer NIP i adres;
• informację o rodzaju i przedmiocie transakcji;
• kurs, według którego przeliczono kwoty na fakturze, jeśli transakcja została przeprowadzona w obcej walucie;
• podstawę opodatkowania, stawkę podatku VAT lub informację o stawce VAT 0%, wartość podatku.

Taki dokument wewnętrzny dotyczy transakcji nieodpłatnych, dlatego nie ma na nim informacji o kwocie do zapłaty.

Czym zastąpić faktury wewnętrzne?

Mimo że wystawianie faktur wewnętrznych nie jest już wymagane, w niektórych sytuacjach nadal istnieje obowiązek naliczania VAT. Przy nabyciu usług z Unii Europejskiej, wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów lub krajowej transakcji odwrotnego obciążenia można dopisać na gotowej fakturze naliczony VAT oraz inne wymagane dane i poprawnie opisany dokument zaksięgować w firmowym systemie.

W sytuacjach, w których faktury nie występują, można posiłkować się innymi dokumentami, takimi jak:

• rozliczenie;
• pokwitowanie subwencji lub opłaty;
• protokół przekazania towaru lub bezpłatnego wykonania usługi.

Na takim dokumencie również można dopisać informacje VAT konieczne do podatkowych rozliczeń.

Księgowanie rozchodu wewnętrznego a faktura wewnętrzna

Jeżeli dana firma przekazuje towary wewnątrz swojej działalności, np. prowadzi hurtownię z materiałami budowlanymi i chce część towarów przeznaczyć na remont magazynu, nie ma potrzeby wystawiania faktury wewnętrznej. Taka sytuacja nie rodzi obowiązku podatkowego z tytułu VAT. Tym samym firma nie musi dokumentować na podstawie faktury wewnętrznej, że przekazała towary na własne potrzeby.

Mimo to należy zadbać o udokumentowanie takich operacji, żeby posiadać wyjaśnienie stanu faktycznego magazynu. Należy też zadbać o prawidłowości w zakresach firmowej rachunkowości. Najczęściej takie sytuacje dokumentuje się na podstawie księgowania rozchodu wewnętrznego. Jest to dokument wewnętrzny firmy, który potwierdza przekazanie towarów do zużycia wewnątrz jednostki.

Podsumowując, wystawianie faktur wewnętrznych nie jest obowiązkowe i tam, gdzie to możliwe, warto zastąpić je innymi dokumentami.