W poprzednim odcinku opowiadałem wam o skutecznym procesie windykacyjnym i o tym, jakie elementy powinien posiadać. Więc dzisiaj bierzemy na tapetę etap windykacji polubownej – czyli wszystko to, co dzieje się przed przekazaniem sprawy do sądu.
Poprzednio proces windykacji porównałem do zespołu koszykarskiego. Zatem żeby pozostać w sportowym klimacie, opowiem o windykacji polubownej w kontekście TAKTYKI. A jeżeli taktyka, to dwa słowa: GREGG POPOVICH.
Nazywam się Kuba Gwiazdowski i od 13 lat zajmuję się windykacją, a Wy oglądacie serię „Jak stworzyć skuteczny team windykacyjny w firmie transportowej”.
Gregg Popovich jest jednym z najwybitniejszych trenerów NBA. Dzierży on tytuł trenera z największą liczbą zwycięstw.
Naszą Taktykę podzieliłem na trzy obszary:
No to jedziemy!
Wyróżniamy kilka rodzajów dłużników, a co za tym idzie, to TY musisz dostosowywać swoje działania i odpowiednią taktykę do swojego dłużnika. Opowiem Wam dzisiaj o trzech rodzajach dłużników.
Pierwszy – dłużnik wiarygodny. Czyli taki, który zazwyczaj płaci w terminie i raz na jakiś czas zdarza mu się lekkie opóźnienie. Tu nie musisz bombardować go działaniami. Wystarczy telefon lub mail w terminie płatności. Zazwyczaj jest ona dokonywana.
Numer dwa – dłużnik, któremu zdarza się spóźniać. Co do zasady reputacja jest dobra, ale jednak trzeba trzymać rękę na pulsie. Taki dłużnik powinien mieć swojego windykatora, który przypomni, zadzwoni z pytaniem czy np. otrzymał dokumenty, czy ma numer rachunku bankowego. Tam zazwyczaj po terminie płatności dobrze mieć zaplanowane jakieś działanie – mail, sms. Treść raczej delikatna, ale stanowcza na tyle, aby miał świadomość, że my nadal czekamy.
Trzy – klient, który zawsze się spóźnia. Ten zawsze wygeneruje Wam dużo pracy i tutaj ja widzę dwie opcje:
Mam klienta, który czeka tylko 7 dni i – jeżeli nie ma płatności – oddaje sprawę do windykacji. Czy jego kontrahenci są na to źli? NIE. Takie stosuje zasady, zawsze je zapowiada kontrahentom i konsekwentnie to robi. Czyli w sumie prowadzi taką windykację na miękko.
No dobra. Przed chwilą opowiedziałem o klientach, których już znamy, ale przecież w biznesie cały czas poznajemy nowych partnerów i słaba jest sytuacja, w której nowego kontrahenta przepuszczamy przez monitoring, polubowną i kończymy na sądówce – nie na tym to polega.
Po tym, jak objął stanowisko trenera w San Antonio Spurs w 1996 r., zaczął szukać brakującego elementu do jego zespołu. Zbierał informacje o nowych młodych zawodnikach, którzy za chwilę wejdą do ligi i uwierzcie mi – robił to skrupulatnie i starannie aż w końcu znalazł go. A był nim TIM DUNCAN. Czym to zaowocowało? Już w 1999 r. San Antonio Spurs zdobyło swój pierwszy tytuł Mistrza NBA.
A co to ma wspólnego z Twoimi nowymi klientami? Zanim podejmiesz współpracę, powinieneś zbierać informację o potencjalnych kontrahentach. Jest wiele różnych baz, wywiadowni, giełd transportowych, które dadzą Ci odpowiedź, czy wybór kolejnego współpracownika będzie wyborem trafionym.
No dobra, ale w ramach działań windykacyjnych czasami musimy wdrażać sankcje, także przechodzimy do naszego drugiego obszaru.
W zależności od Twojego biznesu możesz np. zablokować świadczenie usług dla danego dłużnika (tzw. Twoja “czarna lista”) i to jest całkiem fajne rozwiązanie. Zazwyczaj każdy z Was zapowiada, że jak dłużnik nie zapłaci Wam faktury, to trafi do windykacji i to jest dość standardowe działanie. Warto zastanowić się co innego możemy zrobić, aby przełamać schematy i rutynę.
Na przykład wpisać dłużnika na giełdę wierzytelności lub do Biura Informacji Gospodarczej. Wysłać do niego windykację terenową lub przekazać sprawę do sądu.
Pamiętaj – jak już wdrożyłeś sankcje, dobrze by było, aby sprawdzić czy zadziała – czyli czy dłużnik zapłacił.
Bardzo ważne, abyś nie kumulował sankcji. Tzn. byś nie stosował kilku sankcji w tym samym momencie z prostego względu – nie będziesz wiedział, co zmotywowało go do zapłaty. A jeżeli w przyszłości będziesz musiał podjąć jakieś kolejne czynności, to znowu będziesz musiał wdrożyć wszystko.
Step by step. No i konsekwencja – bo jak zapowiedziałeś, że coś zrobisz, to zrób to.
Popovich jest trenerem już ponad 25 lat i zdobył w tym czasie już pięć tytułów mistrzowskich. Jak na windykacje, to trochę za długo. Pamiętaj więc o kilku rzeczach:
Jeżeli dłużnik składa Ci pierwszą, drugą, trzecią deklarację bez pokrycia, to zastanów się czy kolejna będzie spełniona? Mam klienta, który stosuje zasadę jednej złamanej deklaracji i od razu przekazuje sprawę do firmy windykacyjnej.
Jeżeli Twój proces zakłada, że kontaktujesz się intensywnie z dłużnikiem co dwa dni i nie ma niestety żadnego efektu, to równie dobrze po ośmiu dniach możesz oddać sprawę dalej. A jeżeli dzwonisz raz tygodniu, to maksymalnie trzy tygodnie i kieruj sprawę do windykacji.
Pamiętajcie! Czas w windykacji ma podstawowe znaczenie. Im dłużej czekasz, tym bardziej zmniejszasz swoje szanse na odzyskanie pieniędzy,
Popovich słynie z tego, że udoskonala taktykę i Ty także musisz doskonalić swoją windykację polubowną.
Jeżeli chcesz porozmawiać o swoim procesie i o tym, co może być najskuteczniejsze w Twoim przypadku, napisz do mnie na LinkedIn. Dzięki za dziś i next time: “Własny zespół czy outsourcing windykacji”.
