W ostatnich latach polski rząd podjął szereg kroków na drodze do pełnej cyfryzacji krajowego systemu podatkowego. Do najistotniejszych z nich zalicza się wprowadzenie takich rozwiązań jak Krajowy System e-Faktur(KSeF). Główny cel tego przedsięwzięcia sprowadza się do stworzenia podatnikom możliwości wystawiania i przesyłania kontrahentom faktur ustrukturyzowanych. Warto się dowiedzieć, jak działa KSeF i od kiedy będzie on obowiązkowy dla wszystkich podatników.

Czym są faktury ustrukturyzowane?

Zgodnie z ogólnie obowiązującą definicją za faktury ustrukturyzowane uznaje się te elektroniczne faktury, które są zapisane w ustrukturyzowanym formacie XML. Wystawianie takich pism odbywa się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur(KSeF). Każde z nich otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny, a dane widniejące na omawianych fakturach muszą być zapisane w sposób zgodny z ogólnie przyjętymi standardami.

Od kiedy faktury ustrukturyzowane funkcjonują w polskim systemie prawnym? Warto wiedzieć, że możliwość ta została wprowadzona od początku 2021 roku, natomiast wdrożenie opcji wystawiania faktur drogą elektroniczną miało miejsce w 2005 roku. Odbyło się to na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca wspomnianego roku.

Co to jest KSeF?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, co to jest KSeF. Otóż wspomniane pojęcie odnosi się do specjalnego ogólnopolskiego systemu komputerowego umożliwiającego generowanie i udostępnianie dokumentów sprzedaży. Dzięki KSeF wszystkie faktury ustrukturyzowane znajdujące się w obrocie gospodarczym trafiają do jednej bazy danych. To sprzyja centralizacji procesu rejestracji tych dokumentów.

Krajowy System e-faktur ma różne funkcje. Wśród nich można wymienić:

• możliwość odbierania faktur przez systemy księgowe, które przeszły już przez KSeF,
• opcję zarządzania uprawnieniami, dzięki której można odpowiednio zabezpieczyć zgromadzone dane osobowe przed wyciekiem.

Zgodnie z założeniami w niedalekiej przyszłości Krajowy System e-faktur zostanie połączony z rozmaitymi systemami fakturowania i księgowości. To stworzy możliwość przesyłania faktur sprzedażowych przez KSeF.

Jak działa KSeF?

Po uzyskaniu odpowiedzi na pytanie, co to jest KSeF przychodzi czas na wyjaśnienie, jak działa ten system. Trzeba mieć świadomość, że omawiany program informatyczny pozwala na wystawianie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML przy użyciu specjalistycznego oprogramowania finansowo-księgowego. Jak zatem działa KSeF? Rola systemu sprowadza się do zweryfikowania zgodności przesłanego dokumentu z obowiązującym standardem. Po stwierdzeniu braku jakichkolwiek nieprawidłowości znajdujące się w KSeF faktury ustrukturyzowane zostają opatrzone stosownym numerem identyfikacyjnym. Do wystawcy trafia natomiast urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Jak uzyskać dostęp do faktury ustrukturyzowanej?

Podmiot, na rzecz którego wystawiono fakturę, może uzyskać do niej dostęp dwoma drogami:

• poprzez uwierzytelnienie w KSeF,
• anonimowo dzięki podaniu wymaganych danych dotyczących konkretnej faktury.

Odbiorca takich dokumentów, jak e-faktura online, musi wyrazić zgodę na otrzymywanie dokumentów wystawionych za pośrednictwem KSeF. Może to uczynić np. drogą mailową albo poprzez zaakceptowanie regulaminu fakturowania odbiorcy. W przypadku braku zgody korzystający z KSeF wystawca jest zobligowany do udostępnienia kontrahentowi faktury w postaci papierowej lub elektronicznej.

Krajowy System e-faktur – jak się do niego zalogować?

W celu uzyskania dostępu do e-faktur online należy dokonać obowiązkowego uwierzytelnienia i rejestracji. Osoby zalogowane mogą korzystać z KSeF zgodnie z przysługującymi im uprawnieniami. W praktyce zarejestrowani w systemie podatnicy mają zatem możliwość przeglądania faktur dotyczących transakcji, w których byli stronami. Mogą oni także za pośrednictwem KSeF wystawiać i odbierać takie dokumenty jak e-faktura online.

Kto może korzystać z KSeF?

Opcja wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-faktur jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Dotyczy to zatem:

• czynnych podatników podatku VAT,
• firm zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z podatku VAT,
• przedsiębiorców dysponujących polskim NIP-em, którzy zostali zakwalifikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS.

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne dla wszystkich przedsiębiorców. Wkrótce jednak sytuacja ta ulegnie zmianie.

Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Od kiedy zostanie wprowadzony obowiązkowy KSEF? Od kiedy trzeba będzie obligatoryjnie wystawiać faktury ustrukturyzowane? Tego typu pytania nurtują wielu polskich przedsiębiorców. Warto mieć świadomość, że ustalono inne terminy wejścia w życie obowiązkowegoKSeF dla różnych grup podmiotów. Mianowicie czynni podatnicy VAT muszą liczyć się z koniecznością wdrożenia nowego systemu wystawiania faktur od 1 lipca 2024 roku. W przypadku podmiotów gospodarczych zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z podatku VAT termin ten to 1 stycznia 2025 roku.

Trzeba przy tym pamiętać, że tzw. „niewatowcy” już od lipca 2024 roku będą musieli odbierać wystawione na ich rzecz faktury sprzedażowe za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Obowiązek korzystania z KSeF – co to oznacza dla polskich podatników?

Odpowiadając na pytanie, od kiedy będzie obowiązywać KSeF, warto też wspomnieć, że system ten uruchomiono 1 stycznia 2022 roku. Obecnie korzystanie z niego jest dobrowolne. Pierwotnie zakładano jednak, że stanie się ono obowiązkowe (przynajmniej dla niektórych podmiotów) z dniem 1 kwietnia 2023 roku. Okres testowy ujawnił jednak wiele praktycznych problemów z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Wśród nich można wymienić m.in.:

• kłopoty z weryfikacją faktur – wystarczy popełnienie jednego błędu w fakturze, aby została ona całkowicie odrzucona przez system, jest to szczególnie dotkliwe zwłaszcza w przypadku dużych firm wysyłających do KSeF całe paczki faktur, Jakakolwiek nieścisłość w jednym dokumencie skutkuje bowiem nieprzyjęciem wszystkich faktur z danej paczki;
• kwestia uprawnień – duże przedsiębiorstwa wdrażające system KseF zazwyczaj muszą nadać określone uprawnienia do korzystania z niego różnym osobom (np. wybranym pracownikom albo firmom zewnętrznym obsługującym księgowość). Dla większości przedsiębiorców oznacza to konieczność przyjęcia właściwej polityki odbierania wspomnianych uprawnień w razie nastąpienia zmian kadrowych;
• dużą liczbę danych – z uwagi na przyjęcie przez Komisję Europejską całości wniosku złożonego przez polskie Ministerstwo Finansów w niedługim czasie faktury ustrukturyzowane będą mogły zawierać więcej informacji niż tradycyjne dokumenty sprzedaży, zachodzi zatem duże prawdopodobieństwo wprowadzenia w niedalekiej przyszłości wymogu bardziej szczegółowego wypełniania faktur.

Problemy zgłaszane przez dotychczasowych użytkowników Krajowego Systemu e-Faktur doprowadziły do przesunięcia terminów wprowadzenia wymogu stosowania KSeF dla wszystkich podmiotów gospodarczych.

Jak wystawiać faktury elektroniczne w KSeF?

Proces wystawiania w Krajowym Systemie e-faktur takich dokumentów, jak faktury elektroniczne, jest niezbyt skomplikowany. Można to z powodzeniem zrobić przy zastosowaniu bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez omawiany system. Po kliknięciu odpowiedniego linku należy wykonać trzy bardzo proste kroki:

• najpierw trzeba wpisać w odpowiednim miejscu NIP firmy,
• następnie zalogować się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego albo certyfikatu kwalifikowanego,
• po wypełnieniu dokumentu trzeba go podpisać przy użyciu podpisu elektronicznego.

Prawidłowa realizacja wszystkich wymienionych czynności sprawia, że podatnik uzyskuje pełen dostęp do KSeF.

Struktura faktury elektronicznej wystawianej w KSeF

Faktury ustrukturyzowane przygotowywane są według ściśle określonego schematu. Zawarte w formularzu do wypełnienia pola dzieli się na trzy kategorie. Są to kolejno:

• pola obligatoryjne – które trzeba zawsze wypełnić niezależnie od okoliczności. Obowiązkowo należy podać takie informacje jak: data wystawienia dokumentów, data dostawy towarów bądź realizacji usługi, dane sprzedawcy i kupującego,
• pola opcjonalne – wypełniane tylko wówczas, gdy wymaga tego indywidualna sytuacja, np. rodzaj wystawionej faktury,
• pola fakultatywne – których wypełnienie zależy tylko od woli wystawcy (np. pole adnotacji).

Niewypełnienie wszystkich pól obligatoryjnych zazwyczaj skutkuje odrzuceniem przez system całej faktury. Jeśli wspomniana w danym miejscu okoliczność nie występuje w konkretnym przypadku, wówczas należy zastosować oznaczenia negatywne. W KSeF przybierają one postać cyfry 2 (w odróżnieniu od cyfry 1 będącej oznaczeniem pozytywnym).

Błędy w e-fakturze online – jak je skorygować?

Przygotowane w niewłaściwy sposób faktury ustrukturyzowane muszą zostać poprawione. Zazwyczaj dzieje się to poprzez wystawienie w Krajowym Systemie e-faktur faktury korygującej. Dokument ten powinien być opatrzony numerem identyfikacyjnym przypisanym pierwotnej wersji pisma. Jeśli korekta dotyczy np. obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, do którego odnosi się dana faktura, wystarczy wpisać poprawne dane w dokumencie korygującym. To sprzyja redukcji ilości dokumentacji niezbędnej do realizacji wspomnianego kroku.

Natomiast jeśli w fakturze zawarto nieprawidłowy NIP nabywcy, wówczas trzeba wystawić fakturę korygującą „od zera” dla kupującego. Faktura z prawidłowym numerem NIP powinna zostać przekazana kontrahentowi.

Jak należy postąpić w sytuacji niedostępności KSeF?

Krajowy System e-faktur – podobnie jak inne tego typu narzędzia – może ulec awarii. Istnieje także ryzyko braku możliwości korzystania z tego systemu na skutek np. braku dostępu podatnika do Internetu. Co trzeba zrobić w takiej sytuacji? Warto mieć świadomość, że Ministerstwo Finansów przewidziało takie okoliczności i wskazało konkretne sposoby postępowania. W wyszczególnionych przypadkach należy najpierw poprosić kontrahenta o zgodę na przesyłanie mu faktury w formie papierowej bądź dokumentu PDF. Następnie po przygotowaniu pisma należy wysłać je na adres klienta.

W omówionej sytuacji za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej wprowadzenia do KSeF bądź datę doręczenia do konsumenta. Najczęściej wybiera się ten termin, który jest wcześniejszy.

Ogólne korzyści wynikające ze stosowania KSeF

Z korzystaniem z KSeF wiąże się szereg korzyści. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:

• docelowe objęcie przez system wszystkich płatników podatku VAT – dzięki temu proces przygotowywania deklaracji podatkowych będzie przebiegał automatycznie, bez konieczności wypełniania PIT-u przez podatnika. Wpłynie to też na możliwość szybszego uzyskania zwrotu podatku,
• dopasowanie do standardów panujących w Unii Europejskiej – dzięki temu będzie można szybko i łatwo wystawić fakturę na rzecz kontrahenta zagranicznego,
• możliwość wyboru właściwego odbiorcy faktury w bazie Krajowego Systemu e-faktur –pozwala to zminimalizować ryzyko omyłkowego przekazania dokumentu innemu podmiotowi niż strona biorąca udział w transakcji,
• standaryzację formatu – przyczynia się do zminimalizowania prawdopodobieństwa niewłaściwego odczytu danych zawartych na fakturze przez system komputerowy,
• bezpieczeństwo przechowywanych danych – dzięki gromadzeniu wrażliwych informacji w chmurze ryzyko zgubienia bądź zniszczenia dokumentów sprzedaży zostało w praktyce wyeliminowane,
• zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego,
• możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF – w takiej sytuacji nie ma konieczności dysponowania fakturą w postaci papierowej.

Krajowy System e-faktur w dłuższej perspektywie czasowej powinien doprowadzić również do usprawnienia procesu przeprowadzania kontroli przez organy skarbowe. W praktyce oznacza to uszczelnienie podatku VAT, a co za tym idzie, także zwiększenie dochodów budżetu państwa.

KSeF – zalety u sprzedawcy

Co do zasady, urząd skarbowy jest zobowiązany do szybszego zwrotu różnicy podatku wynikającego ze złożonej za dany okres rozliczeniowy deklaracji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami termin ten liczony od dnia przekazania fiskusowi deklaracji powinien wynosić maksymalnie 40 dni wówczas, gdy dojdzie do łącznego spełnienia trzech warunków, tzn.:

• wystawianie przez podatnika wyłącznie faktur ustrukturyzowanych,
• wyszczególniona w deklaracji kwota podatku naliczonego, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych, wynosi co najwyżej 3000 zł,
• fakt dysponowania przez podatnika statusem czynnego podatnika VAT oraz składania przez niego deklaracji podatkowych za każdy okres rozliczeniowy w ciągu 12 miesięcy poprzedzających okres, za który występuje się z wnioskiem o zwrot.

W przypadku ostatniego z wyszczególnionych warunków istotne jest też dysponowanie rachunkiem na tzw. białej liście. Jest to rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

KSeF – zalety u nabywcy

Korekty zmniejszające podstawę opodatkowania odliczonego wcześniej podatku VAT dzięki systemowi KSeF mogą być rozliczane zawsze w okresie otrzymania przez kupującego faktury ustrukturyzowanej. De facto, zawsze dzieje się to w okresie wystawienia tego dokumentu. To oznacza, że w każdych okolicznościach klient może ująć fakturę w okresie jej otrzymania i jednocześnie jej wystawienia. Nie ma też konieczności ani udowadniania terminu otrzymania faktury ani dokumentowania warunków poprawnej realizacji transakcji w zgodzie z wartościami uwzględnionymi w dokumencie korygującym.

KSeF a faktury papierowe i elektroniczne

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF zwykłe faktury elektroniczne i papierowe w ogóle znikną z obrotu. Faktycznie, z czasem będzie ich zapewne coraz mniej. Mimo wszystko nie da się jednak całkowicie z nich zrezygnować z jednego prostego powodu. Otóż Krajowy System e-faktur będzie obejmował tylko dokumentację transakcji kupna-sprzedaży realizowane pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Wyłączone z niego są natomiast (i będą w dalszym ciągu) takie dokumenty, jak:

• faktury konsumenckie,
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS,
• bilety pełniące w określonych sytuacjach funkcję faktur (np. bilety pozwalające na przejazd płatnymi autostradami).

Wyszczególniona dokumentacja pozostanie zatem w formie papierowej nawet po wprowadzeniu wymogu rejestracji wszystkich podmiotów gospodarczych w KSeF.

KSeF a OCR

Osobną kwestią pozostaje także kwestia korzystania z OCR po nałożeniu na wszystkich przedsiębiorców obowiązku uczestnictwa w KSeF. Przypuszcza się, że w tych okolicznościach OCR, czyli systemy automatycznego odczytywania danych z faktury, szybko stracą na znaczeniu. Na ten stan rzeczy ma wpływ przede wszystkim fakt standaryzacji faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie tego typu dokumenty są przygotowywane według jednego, ogólnie przyjętego schematu. To powoduje, że wszystkie faktury wygenerowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-faktur zawierają dokładnie takie same dane, zatem ryzyko ich niewłaściwego odczytania przez system komputerowy zostało zredukowane do minimum.