Przedsiębiorcy, którzy sprzedają swoje towary klientom biznesowym bądź realizują na ich rzecz określone usługi, są zobligowani do dokumentowania wykonanych transakcji. W ostatnich latach coraz więcej właścicieli firm decyduje się na takie rozwiązanie jak e-faktura. Wystawianie tego typu dokumentów przebiega bowiem szybciej i sprawniej niż ma to miejsce w przypadku faktur papierowych. Co to jest e-faktura i kiedy można ją wystawić?

Co to jest e-faktura?

Pytanie, czym jest e-faktura,nurtuje wielu przedsiębiorców. Warto mieć świadomość, że mianem tym określa się dokumenty sprzedaży przygotowane i przesyłane w wersji elektronicznej. Możliwość korzystania z tej opcji została wprowadzona na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku.

Jakie elementy musi zawierać faktura elektroniczna?

Co do zasady elektroniczne faktury są równorzędnymi dokumentami w stosunku do tradycyjnych faktur papierowych. Oba pisma muszą zawierać takie same elementy, które zostały wyszczególnione w obowiązującej ustawie o podatku VAT. Są to:

• numer i data wystawienia,
• dane sprzedawcy i klienta,
• nazwa przedmiotu transakcji, a także ilość, cena i wartość,
• suma sprzedaży netto z uwzględnieniem stawki podatku i kwoty należności ogółem,
• podsumowanie, termin i forma zapłaty.

Faktury elektroniczne – tak jak dokumenty papierowe – nie muszą być podpisane przez wystawcę.

Kto może wystawić e-fakturę?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi wystawcą e-faktury może być każdy przedsiębiorca. Nie ma przy tym znaczenia wielkość prowadzonej przez niego firmy i branża, w której działa.Z e-faktur często korzystają również firmy księgowe prowadzące księgowość obsługiwanych podmiotów gospodarczych.

Dla kogo wystawia się e-faktury?

Fakturę elektroniczną można wystawić zarówno na rzecz klientów biznesowych, jak i indywidualnych. Niezbędna jest jednak zgoda konsumenta na otrzymanie dokumentu sprzedaży w omawianej formie. Wspomniana zgoda może być wyrażona ustnie, pisemnie lub drogą elektroniczną.

Elektroniczne faktury trzeba przygotowywać w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden z nich zostaje w księgowości sprzedawcy, a drugi natomiast jest przekazywany klientowi. Obowiązujące regulacje prawne nie zawierają żadnych wytycznych co do formatu dokumentu sprzedaży. Z reguły najczęściej wykorzystuje się format PDF albo XML. Faktury elektroniczne mogą też mieć postać dokumentów przygotowanych w Wordzie bądź Excelu.

Zasady wystawiania faktur elektronicznych w świetle prawa

Jak wystawić e-fakturę? W myśl obowiązujących regulacji prawnych prawidłowo przygotowane faktury elektroniczne muszą odznaczać się trzema cechami. Są to:

• czytelność – każda e-faktura powinna być zrozumiała dla kupującego,
• integralność treści – dane zawarte w poprawnie wystawionym dokumencie nie mogą ulec zmianie,
• autentyczność – kontrahent musi mieć pewność, że dana faktura faktycznie pochodzi od sprzedawcy konkretnego towaru bądź podmiotu realizującego określoną usługę.

Do potwierdzania, że dany dokument spełnia wszystkie wyszczególnione powyżej warunki, może posłużyć kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Przesyłanie e-faktur w praktyce

Wiedza o tym, jak wystawić e-fakturę,jest bardzo ważna. Trzeba jednak także mieć świadomość, w jaki sposób należy przesyłać tego rodzaju pisma. Dokument po poprawnym wypełnieniu może zostać przekazany klientowi za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź faksu.

W ostatnich latach coraz większą popularnością cieszy się także rozwiązanie polegające na wysyłaniu elektronicznych faktur przy użyciu odpowiednich aplikacji mobilnych. Dotyczy to w szczególności dużych przedsiębiorstw dysponujących własnymi, często bardzo rozbudowanymi, systemami informatycznymi. Także firmy księgowe na ogół chętnie korzystają z omówionej opcji.

Zasady przechowywania elektronicznych faktur

Od przedsiębiorców oczekuje się przechowywania pism dokumentujących sprzedaż przez okres co najmniej pięciu lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Wymóg ten odnosi się zarówno do dokumentów wystawionych w formie papierowej, jak i elektronicznej. W razie kontroli ze strony właściwych organów skarbowych należy udostępnić osobom przeprowadzającym czynności kontrolne do wglądu wskazaną dokumentację.

Podatnicy, którzy prowadzą swoją działalność w Polsce i mają tutaj swoją siedzibę, powinni archiwizować e-faktury na terenie kraju. W przeciwnym razie należy poinformować naczelnika urzędu skarbowego i naczelnika urzędu celnego o miejscu przechowywania dokumentów sprzedaży. W takiej sytuacji na żądanie organów kontrolnych należy zapewnić dostęp do faktur elektronicznych drogą online.

W jakiej formie mogą być przechowywane elektroniczne faktury?

Decyzja o tym, w jakiej formie archiwizować zgromadzone e-faktury,należy do przedsiębiorcy. W większości przypadków elektroniczne faktury są przechowywane:

• na dyskach zewnętrznych,
• na dyskach twardych,
• na płytach CD,
• na pendrive’ach.

Mając na uwadze awaryjność komputerów oraz ryzyko uszkodzenia nośników danych należy dbać o systematyczne tworzenie kopii zapasowych. Znakomitym rozwiązaniem może okazać się niekiedy też wydrukowanie e-faktur i ich archiwizowanie w postaci papierowej.

Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur elektronicznych?

Faktury elektroniczne do niedawna były dla przedsiębiorców jedynie fakultatywną opcją. Sytuacja ta ma jednak ulec zmianie, począwszy od lipca 2024 roku. Od tego czasu obowiązek dokumentowania wszystkich transakcji za pomocą e-faktur będzie dotyczył:

• wszystkich podmiotów gospodarczych mających siedzibę na terytorium Polski, będących czynnymi podatnikami VAT,
• podmiotów zagranicznych, które prowadzą opodatkowaną podatkiem VAT działalność w Polsce.

Wymóg wystawiania elektronicznychfaktur B2B przez przedsiębiorców zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z VAT zostanie wprowadzony od stycznia 2025 roku. Wspomniane firmy od połowy 2024 roku będą jednak musiały pobierać wystawione na ich rzecz faktury sprzedażowe w formie elektronicznej. Od tego momentu nie będzie też wymagana zgoda na przesyłanie dokumentów sprzedaży w tej postaci.

Najważniejsze zalety e-faktur

Elektroniczne faktury to rozwiązanie, z którego stosowaniem wiąże się wiele zalet. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:

• oszczędność – dzięki e-fakturom można oszczędzić czas, pieniądze, a także różne materiały potrzebne do wydruku dokumentu (np. papier i tusz bądź toner do drukarki),
• ekologiczność – brak konieczności drukowania dokumentu i jego przesyłania tradycyjną pocztą wpływa korzystnie na środowisko naturalne,
• łatwość przygotowania – faktury elektroniczne są zazwyczaj przygotowywane przy użyciu specjalnych programów komputerowych, co znacznie upraszcza i przyspiesza proces ich przygotowywania,
• szybkość dotarcia do klienta – faktura, wysłana drogą mailową albo za pośrednictwem aplikacji, natychmiastowo trafia do kupującego, dzięki czemu można oczekiwać szybkiego uregulowania należności.

Ponadto e-faktury wyróżnia łatwość przechowywania. W przypadku faktur elektronicznych nie ma bowiem potrzeby wydzielania specjalnego, bezpiecznego miejsca do ich archiwizowania.