Blisko jedna piąta wszystkich faktur wystawianych w Polsce jest opłacana po upływie ich terminu. Również firmy, które wystawiają te dokumenty, często nie decydują się na ponaglanie swoich klientów, głównie z obawy przed ich utratą. Rozwiązaniem, dzięki któremu możliwe jest zapobieganie tego typu sytuacji jest pieczęć prewencyjna. Sprawdź, czym jest to rozwiązanie i jak działa.
Pieczęć prewencyjną jest skutecznym narzędziem poprawiającym dyscyplinę płatniczą kontrahentów. Umieszczając pieczęć na wystawionych fakturach wysyłasz sygnał swoim partnerom biznesowym, że cenisz profesjonalne i uczciwe podejście do współpracy. Jednocześnie Twoi kontrahenci od razu z fakturą otrzymują informację, że w przypadku opóźnień w płatności mogą spodziewać się kontaktu ze strony firmy windykacyjnej.
Jak sama nazwa wskazuje pieczęć używana jest w celach prewencyjnych. Umieszczenie jej na wystawianych fakturach ma zapobiec opóźnieniom w płatnościach i uchronić Twoją firmę przed problemami z płynnością finansową. Pieczęć może być dodawana do faktur wystawianych dla wybranych kontrahentów lub do wszystkich wystawianych faktur – wystarczy dodać plik z pieczęcią w systemie do wystawienia faktur.
Jeśli podpisałeś z nami umowę o świadczenie usług windykacyjnych z Transcash to od razu po jej aktywowaniu możesz korzystać z pieczęci. Pieczęć w wersji elektronicznej pobierzesz bezpłatnie po zalogowaniu do swojego konta w Panelu Obsługi Klienta Transcash.
Prawidłowe funkcjonowanie firmy, w tym również jej bezpieczeństwo finansowe, w bardzo dużym stopniu zależy od działań, które skupione są wokół minimalizowania ryzyka współpracy z kontrahentami, którzy nie wywiązują się ze swoich zobowiązań w terminie. Sam proces związany z zarządzaniem należnościami za towary czy usługi nie rozpoczyna się na etapie wystawienia faktury. Ocena wiarygodności i wypłacalności powinna rozpocząć się już podczas pierwszego kontaktu z potencjalnym partnerem biznesowym.
Przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu współpracy warto sprawdzić kilka podstawowych informacji. Pomocne mogą okazać się m.in. wpisy w sieci dotyczące wierzytelności kontrahenta oraz jego terminowości w spłacaniu zobowiązań. Pomoże to w pewnym stopniu zorientować się, czy jest godny zaufania. Dodatkowo istnieje możliwość sprawdzenia statusu firmy w Krajowym Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, co pozwala na definitywne podjęcie decyzji o współpracy lub też jej odrzuceniu.
Małe i średnie przedsiębiorstwa w przypadku braku płatności ze strony kontrahentów bardzo często decydują się na wysyłkę ponaglenia lub monitu. Jeżeli dany kontrahent popadł w długi, wówczas w pierwszej kolejności dokonuje on wypłaty zaległych wynagrodzeń dla swoich pracowników, następnie składek ZUS oraz innych opłat skarbowych, a na samym końcu są należności, na które często brakuje już środków.
Jednym ze sposobów, który pozwala uchronić się przed wylądowaniem na końcu listy płac jest pieczęć prewencyjna. Rozwiązanie to jest szczególnie istotne i często stosowane we współpracy z kontrahentami, którzy regularnie i często zwlekają z uiszczeniem należności.
Czym dokładnie jest pieczęć prewencyjna? Chociaż przypomina ona działanie podstawowego stempla, różni się wskazaniem podmiotu, który zajmuje się obsługą danej wierzytelności. Przede wszystkim jednak zawiera informacje o tym, jakie skutki będzie miało nieopłacenie faktury w określonym terminie. Pieczęć prewencyjna pełni zatem rolę środka zapobiegawczego. Nadaje dokumentowi, na jakim została umieszczona pierwszeństwo płatności, chociaż nie zawsze daje absolutną pewność spłaty.
Wybierając firmę windykacyjną warto poszukać takiej, która specjalizuje się w odzyskiwaniu długów w konkretnej branży. Windykacja branżowa gwarantuje szybkie i skuteczne odzyskanie zaległości z kilku powodów:
Wybierając pieczęć prewencyjną, kieruj się tymi samymi kryteriami. Branżowa pieczęć z pewnością przyniesie lepsze rezultaty.
