Strona główna » Blog finansowy » Windykujesz sam? Poznaj 5 błędów, których możesz uniknąć

Blog finansowy

17.03.2022 Windykacja

Windykujesz sam? Poznaj 5 błędów, których możesz uniknąć

Prowadzisz firmę transportową i kontrahent nie zapłacił? Zdarza się. Czy to oznacza, że nie chce zapłacić? A może nie ma pieniędzy? Tego nie wiesz. Jednak gdy zdecydujesz się samodzielnie odzyskać zaległości, dobrze, abyś wiedział, jakich błędów nie popełnić, by Twoje działania zakończyły się sukcesem.

Błąd 1: Zbyt późne upominanie się o pieniądze.

Stare przewozowe powiedzenie mówi – “koło które skrzypi, będzie pierwsze nasmarowane”. Krótko mówiąc, jeśli nie upominasz się o pieniądze, to ich nie dostaniesz. Dłużnik prawdopodobnie ma do zapłacenia więcej faktur, niż tylko Twoje. Jeżeli brakuje mu środków finansowych, to zapłaci to “co musi”, albo temu, kto się najgłośniej upomina. Zatem nie zwlekaj z przypomnieniem się o zapłatę za usługę. Jeden dzień zwłoki, to też zwłoka. A jeśli wiesz, że Twój zleceniodawca ma poważne problemy finansowe, przyspiesz działania windykacyjne. Nie windykuj sam, tylko zleć odzyskanie zaległości  do profesjonalnej firmy windykacyjnej, albo złóż pozew do sądu. Nie dopuść do przedawnienia faktury. 

Błąd 2: Brak kontroli nad terminami płatności i obietnicami dłużnika.

Zadzwoniłeś do dłużnika i obiecał zaraz zapłacić? Deklaracji zapłaty “zaraz będzie zapłacone” – nie przyjmuj. To bezwartościowe obietnice.  Przede wszystkim ustal konkretny termin zapłaty całości lub części zaległości, najlepiej krótki np.: na dziś, maksymalnie do jutra.
Niestety, wyjątkowo często zdarza się, że nawet jeśli ustalimy konkretny termin zapłaty, to nie zawsze ma kto tego przypilnować. Termin mija, dłużnik  uczy się, że może nie płacić, bo nikt nie upomina się o zapłatę. Szansa na odzyskanie pieniędzy oddala się, a Twoja frustracja jest coraz większa. A dłużnik? Na pewno w kolejnej rozmowie znowu coś obieca, bo pokazałeś mu, że brak Ci konsekwencji.
Brak regularnej kontroli terminów płatności przyczynia się do rozluźnienia dyscypliny płatniczej. Dlatego warto ustawić sobie choćby przypomnienie na dzień deklaracji, aby móc tego dnia sprawdzić czy pieniądze wpłynęły na konto i ponownie zadzwonić do dłużnika, gdy to będzie konieczne.

Błąd 3: Brak realnych sankcji, albo “puste groźby”. Zwyczaje płatnicze w transporcie. Czy coś się zmieni?

“Jak mi nie zapłacisz, to zgłoszę to na prokuraturę!” Sankcja, choćby najsurowsza, którą zapowiesz, a której nie zrealizujesz, jest gorsza niż brak sankcji. Dlaczego? Bo dłużnik uczy się, że jeśli nie zapłaci, to nie poniesie żadnych konsekwencji. Często pojawia się pokusa, żeby “zagrozić” dłużnikowi sądem, urzędem skarbowym, komornikiem etc. W porządku, ale jeśli to tylko blef i dłużnik nie zapłaci, to właśnie nauczyłeś go, że jest bezkarny.
Natomiast faktem jest, że jeśli mówimy o realnych sankcjach, oczywiście zgodnych z prawem, to przewoźnikowi często brakuje odpowiednich narzędzi. Brak choćby giełdy wierzytelności, a i nie każdy szybko i sprawnie napisze pozew.
Dlatego, jeśli zapowiadasz sankcje, to zacznij od lżejszych, ale je zrealizuj np.: jak dzisiaj nie zapłacisz  to jutro przekażę sprawę do firmy windykacyjnej. Jeśli pieniądze nie wpłyną na rachunek, oddaj następnego dnia sprawę do tej firmy. To nauczy dłużnika, że nie blefujesz.

Błąd 4: Brak znajomość przepisów – czy spedycja ma prawo obciążyć? 

Czy spedycja ma prawo do obciążenia czy nie? Tego rodzaju pytania przewijają się na forach związanych z transportem. A w komentarzach…co wpis, to inna rada.
Znajomość przepisów prawa przewozowego, Konwencji CMR, w połączeniu z kodeksem cywilnym, ustawą o rachunkowości jest bezcenna. Prowadzącemu firmę nierzadko brakuje już czasu na samodzielne sprawdzanie przepisów. Prowadzi to do sytuacji, gdzie zlecający bezprawnie ucina przewoźnikowi część zarobku. Klasyczny przykład to zapis o karach za niedostarczenie lub nieterminowe dostarczenie oryginałów dokumentów transportowych. Owszem przepisy zezwalają na swobodę w ustaleniu szczegółów zawartej umowy, więc teoretycznie te zapisy mogą się w niej znaleźć, ale… treść umowy nie może przeczyć naturze współpracy i istocie umowy przewozu.
W kontekście transportu, kodeks cywilny określa, że przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy (art. 774 K.C.). Nie ma tam mowy o dostarczaniu dokumentów. Zatem zapis o karach za niedostarczenie lub opóźnienie w dostarczeniu dokumentów nie spełnia kryteriów formalnych kary umownej, więc może zostać uznany za niezgodny z prawem. Znajomość przepisów jest bezcenna, alternatywnie, warto mieć bieżący dostęp do prawnika, który podpowie jak bronić się przed obciążeniami nakładanymi przez spedycję. 

Błąd 5: Niekontrolowane emocje w rozmowie. Nie odkładaj windykacji na później.

Na koniec zostawiłem najtrudniejszy punkt, czyli emocje. Zadłużeni przedsiębiorcy mają różne podejście do rozmów windykacyjnych. Część jest nastawiona koncyliacyjnie, rozmawia spokojnie i merytorycznie. Natomiast jest grupa, która gorzej radzi sobie z trudną sytuacją finansową. Im przeterminowanie większe, tym trudniejsze rozmowy, a to potęguje negatywne emocje. Zdarza się, że osoby zadłużone zachowują się nonszalancko, lekceważąco, aby w ten sposób wyprowadzić z równowagi rozmówcę. Czasami agresywnie, obrażając, a nawet grożąc upominającemu się o zapłatę. Na drugim biegunie zachowań w sytuacji trudnej,  znajdują się osoby zrezygnowane, zrozpaczone, przytłoczone, czasami pojawia się płacz w rozmowie.
Z drugiej strony jest przedsiębiorca, który upomina się o własne pieniądze, które dawno powinny być zapłacone, zatem też ma powód do zdenerwowania. Zderzenie się tych postaci w rozmowie, wierzyciela i dłużnika, bywa ujściem nagromadzonych negatywnych emocji. Stąd zdarza się, że zamiast konkretnych ustaleń, rozmowy kończą się pyskówką, rzucaniem słuchawką, obelgami lub zastraszaniem.


Utrzymanie emocji na wodzy nie zawsze jest łatwe i nie każdy potrafi. Niemniej warto mieć z tyłu głowy, że do rozmów w sprawie zadłużenia warto podejść na chłodno i przede wszystkim przygotować się do takiej rozmowy. Zastanowić się, czy opłaca się dogadać, podzielić dług na części czy korzystniej wystąpić z pozwem.
Zdecydowanie łatwiej takie rozmowy prowadzić zawodowemu windykatorowi. Przede wszystkim, to nie jego pieniądze, dlatego chłodniej waży racje i podejmuje decyzje. Poza tym, dla zawodowego windykatora trudne rozmowy to “chleb powszedni”. W dużych firmach funkcjonuje system szkoleń i warsztatów, które przygotowują do trudnych rozmów i radzenia sobie ze stresem nie tylko w trakcie rozmowy, ale także po jej zakończeniu. Temat jest złożony i niełatwy, dlatego warto mieć na uwadze, czy aby na pewno potrafimy na chłodno przeprowadzić rozmowę w sprawie odzyskania pieniędzy lub czy upominanie się o pieniądze powierzyliśmy właściwej osobie. 

Podsumowując, w procesie windykacji bardzo istotne są szybkość, konsekwencja w działaniu plus narzędzia windykacyjne i szybka pomoc prawna. Nikt nie zagwarantuje, że odzyskasz pieniądze , ale pamiętając, aby nie popełnić powyższych błędów możesz zmaksymalizować szansę na ich odzyskanie.

Autorem artykułu jest: Witek Wawrzyniak – windykator z ponad 20 letnim stażem w odzyskiwaniu tzw. spraw trudnych. Trener i szkoleniowiec oraz Rzecznik Klienta w Transcash.eu S.A.

Możesz także polubić

17.01.2024
Chcesz zabezpieczyć swój biznes? Wybierz faktoring i uniknij dłużników

Tak w interesach, jak i w zdrowiu, problemom lepiej zapobiegać niż leczyć ich skutki. Windykacja to ratunek dla firm, które mają problem z odzyskaniem długów. […]

09.05.2023
Rozgryź dłużnika i windykuj skuteczniej: typy dłużników według Transcash

Gapa ma kiepską pamięć, Migacz ucieka w wymówki, a Cwaniak gra niewzruszonego. Dłużnik niejedno ma imię, a każdy z typów wymaga nieco innej strategii postępowania. […]

06.04.2023
Windykacja na koszt dłużnika wchodzi na nowe rynki

Słowacja, Litwa i Rumunia to kolejne kraje, wobec których Transcash oferuje windykację na koszt dłużnika. W ramach ekspansji usługi, do tej pory oferowanej wobec dłużników […]

1 2 3 8