Pracuj z głową – czyli jak zarządzać czasem.

06.02.2018

Każdy z nas ma do swojej dyspozycji dobę składającą się z 24 godzin. Dla jednych jest to czas wypełniony produktywnymi działaniami, inni żyją w ciągłym niedoczasie i poczuciu, że z niczym nie mogą się wyrobić, dzień kończą z uciążliwym poczuciem niespełnienia. W wielu przypadkach nawet wydłużenie doby do 48 godzin nie rozwiązałoby problemu, ponieważ w tym przypadku diabeł tkwi w szczególe zwanym samoorganizacją.  Jak skutecznie wypełniać obowiązki, a jednocześnie mieć czas na chwilę przerwy czyli tzw. skuteczny reset, który pozwoli zregenerować siły i przywrócić chęci do dalszej pracy?

Niezaprzeczalny fakt jest taki, że tempo życia coraz bardziej rośnie, czas przepływa przez palce i jest go niewystarczająco dużo by wszystko zrealizować. Można jednak zaplanować dzień tak, by w pierwszej kolejności zająć się tym co najważniejsze – tzw. priorytetami i nie zapomnieć o tym by pierwszą wolną chwilę poświęcić zadaniom wagi lżejszej.

Po pierwsze – planowanie.

To nic innego jak myślenie o przyszłości, spojrzenie na cały, ośmiogodzinny czas pracy, a następnie szczegółowe zaplanowanie poszczególnych jego części uwzględniając zadania, które mamy do wykonania. Badania dowodzą, że planowanie zadań zajmuje jedynie 1% czasu poświęcanego na ich realizację, a pozwala zaoszczędzić jedną godzinę dziennie.  

Po drugie – lista zadań.

Lista działań, które musisz podjąć aby zrealizować założenia, pomoże Ci bardzo szczegółowo zaplanować każdy dzień i sprawi, że swoja uwagę poświęcisz najważniejszym czynnościom, a jednocześnie będziesz miał duże poczucie komfortu wykreślając z listy to, co masz już za sobą. Pozwoli Ci to także kontrolować swoją efektywność i będzie motywowało do podejmowania kolejnych kroków. Widząc ile mamy już za sobą łatwiej jest podejmować kolejne kroki i iść na przód.

Po trzecie – czas.

Gdy masz już ustalone poszczególne etapy, określ ile czasu musisz poświęcić na każdy z nich. Dzięki temu wiesz, że od godziny 11.00 do 12.00 koncentrujesz się na tej konkretnej sprawie, a przerwa na kawę nastąpi dopiero jak skończysz. To najlepszy sposób na unikanie rozproszenia i oderwania się od najważniejszych obowiązków. Zaznaczenie wyraźnego horyzontu czasowego sprawi, że narzucisz sobie odpowiednie tempo i rytm pracy, a to wejdzie Ci z nawyk. Po pewnym czasie sam zobaczysz, że dobra organizacja i sprawne wykonywanie zadań staną się jedną z Twoich zalet. Oczywiście pod warunkiem, że założysz krótsze terminy, a nie takie które pozwolą Ci myśleć „mam jeszcze mnóstwo czasu”.

Nie jesteś cyborgiem!

Obowiązki są ważne a ich zaniedbywanie nie wróży nikomu niczego dobrego, ale należy pamiętać o ludzkiej fizjologii, a także rozmaitych nieprzewidzianych sytuacjach losowych, które niejednokrotnie lubią płatać figle. Właśnie dlatego istnieje reguła 60:40, mówiąca o tym, że powinniśmy planować jedynie 60% naszego czasu, a pozostałe 40% zostawić na spontaniczne wydarzenia – z jednej strony może być to chwilowy rozstrój nerwowy po spotkaniu z trudnym klientem, a z drugiej globalna awaria prądu uniemożliwiająca Ci kontynuowanie pracy. Zachowanie umiaru i trzeźwości umysłu będzie możliwe gdy w swoim codziennym planie uwzględnisz:

*godzinę relaksu przed snem

*godzinę na rozwijanie własnych pasji, poprawę stanu zdrowia

*kilka godzin w tygodniu na aktywność fizyczną

*czas na spożycie zdrowego posiłku

Pojęcia planowania czasu pracy towarzyszy ludziom już od czasów Kartezjusza; to on jako pierwszy ogłosił, że efektywna i racjonalna praca powinna być rozplanowana i rozpisana, co niesie za sobą następujące korzyści:

*ukierunkowane zadania

*odciążoną pamięć

*samomotywacja

*koncentracja na zadaniu

*kontrola zadań

*stworzenie rezerwy czasu na działania nieprzewidziane

Właściwe zarządzanie czasem jest kluczem do sukcesu wielu przedsiębiorców. Osoby, które potrafią dobrze zarządzać swoim czasem pracy są bardziej efektywne. Są w stanie realizować więcej projektów, ponieważ nie marnują czasu na sprawy nieistotne. Co za tym idzie nie mają potrzeby przeznaczania czasu prywatnego na realizację planów zawodowych, są więc bardziej wypoczęci, zrelaksowani i mniej sfrustrowani obowiązkami.

Udostępnij na:

fb