Większość firm oferujących pomoc w odzyskaniu należności odeszła już od znanej z początków historii windykacji metody “zaliczki na poczet działań”. Jednak nadal można jeszcze spotkać oferty usług windykacyjnych, które zmuszają nas do uiszczenia opłaty wstępnej czy manipulacyjnej na etapie polubownym. Za samo zgłoszenie sprawy, bez względu na efekt końcowy możemy zapłacić kilkadziesiąt złotych.
Częstą praktyką jest nieujawniane jakiegokolwiek cennika usług, a jedynie stwierdzenie, że cena zależy od sprawy. Z jednej strony to obietnica negocjacji stawki, z drugiej jednak, ryzyko przepłacenia. Jeśli nie korzystamy z windykacji na co dzień, nie znamy “stawek” na rynku odzyskiwania należności, to w przypadku nieuczciwego zleceniobiorcy możemy zostać obciążeni prowizją w wysokości nawet połowy naszej faktury.
Jeśli cennik jest dostępny to warto upewnić się czy nie znajdziemy tam gwiazdki mówiącej o minimalnej kwocie wynagrodzenia dla windykacji. W niektórych przypadkach minimalna prowizja wynosi ponad 500 zł.
Dopasowanie działań i możliwych sankcji do danego zobowiązania jak i dłużnika jest kluczowe dla skutecznego i szybkiego procesu windykacyjnego. Część firm windykacyjnych pomija podstawowe kroki na przykład kończąc swoje działania na etapie polubownym, albo wręcz odwrotnie – proponując od razu skierowanie sprawy na etap sądowy. W pierwszym przypadku, po nieudanym etapie polubownym, musimy szukać innej firmy lub samodzielnie skierować sprawę do sądu. W drugim – od razu ponieść koszty sądowe i oczekiwać na orzeczenie sądu w sprawie możliwej do odzyskania na etapie polubownym. Firma, która zapewnia wszystkie etapy procedury windykacyjnej, może w razie potrzeby pominąć któryś z nich. Ta elastyczność i kompleksowość usługi pozwala nam zaoszczędzić pieniądze i czas.
W przypadku posiadania kontrahentów zagranicznych, (co w branży transportowej jest bardzo częste), warto wybrać tę firmę, która oferuje pomoc w windykacji międzynarodowej na etapie polubownym, bez opłaty wstępnej. Kierowanie sprawy od razu do zagranicznej kancelarii może się okazać niepotrzebnym wydatkiem. Plusem w ofercie windykacji międzynarodowej będzie też na pewno możliwość odzyskania od dłużnika nie tylko kwoty samej faktury, ale też rekompensaty kosztów windykacji.
Na skuteczność działań windykatora wpływa również jego wiedza na temat przepisów czy zwyczajów obowiązujących w danej branży. W wielu przypadkach wyjaśnienie powodów braku płatności wymaga przeanalizowania dokumentów i wysłuchania stanowisk stron. Znajomość kontrahentów wpływa też na zachowanie relacji pomiędzy firmami. Nie każdy klient zlecający odzyskanie należności ma zamiar definitywnie zakończyć współpracę z opóźniającym się kontrahentem.
Decydując się na pomoc danej firmy windykacyjnej warto sprawdzić, czy w jej ofercie znajdziemy możliwość uzyskania rekompensaty kosztów windykacji od dłużnika. Pamiętajmy, że na podstawie przepisów Ustawy o terminach płatności w transakcjach handlowych przysługuje nam od dłużnika 40 EUR w przypadku gdy jego zwłoka w zapłacie zmusiła nas do poniesienia kosztów odzyskania należności z faktury.
Profesjonalne firmy windykacyjne oferują również narzędzie zapobiegające opóźnieniom w zapłacie. Należy do nich pieczęć informująca o możliwości skierowania sprawy do windykacji w momencie zignorowania ustalonego terminu płatności. Jeśli dłużnik ma kilka zaległych faktur, to w pierwszej kolejności wybierze te oznakowane. Wie, że w razie opóźnienia zostaną przekazane windykatorowi, który szybko upomni się o zaległą płatność.
W przypadku dłużników unikających kontaktu, lub niedotrzymujących ustaleń dotyczących spłaty zobowiązania, skuteczną metodą może być wystawienie ich wierzytelności na sprzedaż. Jeśli giełda wierzytelności dostępna jest dla większości firm działających w danej branży, to może okazać się, że dłużnik sam wróci do rozmów. Gdy jego obecni lub potencjalni kontrahenci będą zadawać mu pytania o powód obecności na liście, będzie mu zależało na szybkim wyjaśnieniu sprawy.
