Polska branża transportowa pozostaje najmocniejsza na kontynencie, ale w czasach kryzysu i rosnących kosztów utrzymanie rentowności staje się coraz trudniejsze. Na przedsiębiorców czeka wiele pułapek, których skutki mogą być zgubne nawet dla świetnie funkcjonującej firmy. Ich kumulacja wywołuje efekt domina, zakończony upadłością lub bankructwem. Przedstawiamy 5 największych błędów, które mogą pogrążyć Twoją firmę transportową.
Brak weryfikacji jest jak spacer po polu minowym – nigdy nie wiesz, kiedy pojawi się problem, a wtedy często jest już za późno. Współpraca z niesprawdzonym kontrahentem to nie tylko większe ryzyko strat finansowych, związanych na przykład z brakiem zapłaty, ale też potencjalne problemy z prawem, jeśli kontrahent okaże się oszustem. To wszystko rzutuje na reputację firmy, która traci wiarygodność przez nierzetelnych partnerów i może mieć problemy ze zdobywaniem kolejnych zleceń.
Podstawowa weryfikacja kontrahenta zwykle nie wymaga wiele czasu i środków – publiczne bazy, takie jak polski KRS czy REGON są bezpłatne, podobnie jak branżowe grupy w mediach społecznościowych czy mapy Google, na których sprawdzisz siedzibę kontrahenta. Jeśli korzystasz z giełdy frachtów Trans.eu, szukaj oznaczenia „QuickPay” przy zleceniach. Jego obecność oznacza, że zleceniodawca jest zweryfikowanym i wypłacalnym kontrahentem, dzięki czemu możesz skorzystać z szybkiej płatności za zrealizowane zlecenie.
W weryfikacji partnera z zagranicy pomogą Ci poradniki Transcash z serii „Jak zweryfikować kontrahenta z branży TSL?”, w których podpowiadamy, jak sprawdzić firmy z 10 europejskich krajów. To niewielki wysiłek, który może uchronić przed poważnymi kłopotami, choć wielu przedsiębiorców wciąż nie ma tej świadomości. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez ERIF BIG i Apfino w 2024 roku, blisko 40 proc. polskich firm nadal nie weryfikuje firm, z którymi podejmuje współpracę.
Jeśli nie weryfikujesz kontrahentów, musisz liczyć się z tym, że wśród nich trafią się również ci nierzetelni. Jeśli Twoi kontrahenci nie płacą na czas lub co gorsza, nie robią tego w ogóle, Twoja firma może szybko wpaść w spiralę zadłużenia. Ryzyko jest realne i rośnie z roku na rok. Zgodnie z danymi BIG InfoMonitora i BIK, na koniec września 2024 roku firmowe długi polskich firm wobec banków i kontrahentów przekroczyły rekordowy pułap 45 mld zł, co oznacza, że każda firma mająca długi jest winna kontrahentom średnio 138 tys. zł.
Rosnące długi i trwała utrata płynności grożą bankructwem. Jak wskazuje raport wywiadowni gospodarczej MGBI „Postępowanie upadłościowe i restrukturyzacyjne, raport 2025”, w 2024 roku liczba upadłości firm w Polsce wzrosła o 10 proc. w stosunku do 2023 r. szczególnie w branżach budowlanej, handlowej i przemysłowej.
W liczbach bezwzględnych mowa o niecałych 500 upadłościach, ale równocześnie zwiększyła się liczba restrukturyzacji. W 2024 r. wszczęto blisko 4500 postępowań restrukturyzacyjnych, czyli blisko 7,5 proc. więcej niż w 2023 r.
Skutki nieprzemyślanej współpracy nie muszą być drastyczne, ale zawsze niosą konsekwencje dla firmy. Mowa o zachwianiu jej płynności czy dodatkowych kosztach związanych z długim oczekiwaniem na płatność lub koniecznością windykacji. Warto pamiętać, że nawet w opcji „na koszt dłużnika” opłatę za działania windykacyjne trzeba wnieść z góry. Odzyskanie jej będzie możliwe, tylko jeśli windykacja odniesie skutek.
Świadome i rzetelne podejście do współpracy to podstawa, jeśli chcesz uniknąć problemów z niewypłacalnością. Właśnie dlatego tak ważna jest weryfikacja, która uchroni Cię przed zawarciem umowy z nierzetelnym kontrahentem.
Długie terminy płatności to plaga w branży transportowej. Nasze badanie przeprowadzone na potrzeby „Finansowego Indeksu Branży TSL” wykazało, że 60 dni to wciąż najpopularniejszy termin płatności w sektorze transportu, a mimo to duża część przewoźników nie otrzymuje zapłaty na czas. Te liczby potwierdzają dane zebrane przez BIG InfoMonitor w I kwartale 2024 roku. Zgodnie z nimi aż 54 proc. małych i średnich firm transportowych musiało czekać na płatność ponad 60 dni od wyznaczonego terminu spłaty. To oznacza, że dla wielu firm standardem jest oczekiwanie na zapłatę nawet przez kilka miesięcy, co jest oczywistym zagrożeniem dla płynności finansowej przedsiębiorstwa. W końcu podstawowe opłaty trzeba regulować co miesiąc, podobnie jak wynagrodzenia pracowników czy zobowiązania wobec instytucji, czy banków. Przez długie terminy płatności możesz znaleźć się na granicy bankructwa nawet przy dużej liczbie potencjalnie intratnych zleceń.
Zgoda na długie terminy spłaty często wynika z obawy o utratę solidnego partnera – jeśli również z tego powodu nie chcesz go negocjować, sięgnij po narzędzia, które zapewnią ci szybki dostęp do pieniędzy z faktur. Rozwiązaniem może być faktoring, czyli finansowanie faktur, dzięki któremu możesz otrzymać zapłatę nawet w dniu wystawienia faktury. W ramach tej usługi to my finansujemy Twoją fakturę, a jej płatnik zwraca nam wypłaconą kwotę. W Transcash możesz sfinansować pojedynczą fakturę lub całą relację z wybranym kontrahentem, dzięki czemu zachowujesz płynność finansową niezależnie od sytuacji.
Czasami kontrahent, który dotychczas wywiązywał się z płatności, nagle przestaje być wypłacalny. Taka sytuacja to realne zagrożenie dla Twojej firmy, ponieważ naraża ją na straty z tytułu utraty zysków i dodatkowo obciąża kosztami windykacji. Zgodnie z raportem wywiadowni gospodarczej Coface, w 2023 roku w branży transportowej odnotowano 546 niewypłacalności firm, co stanowi wzrost o 100 proc. w porównaniu do poprzedniego roku. Problem jest poważny i systematycznie się pogłębia, ponieważ jeszcze w 2019 roku odnotowano zaledwie 73 przypadki niewypłacalności w tym sektorze.
Współpraca z niewypłacalnymi firmami to prosta droga do utraty pieniędzy, a której często trudno zapobiec. Kontrahent może stać się niewypłacalny również w sposób niezawiniony, na przykład w związku z nagłymi problemami. Przed konsekwencjami tej sytuacji może ochronić Cię pełny faktoring z ochroną. Jeśli wybierzesz tę usługę i Twój kontrahent stanie się niewypłacalny, nie będziesz musiał zwracać wypłaconych Ci środków.
Pełny faktoring z ochroną to dobry wybór, jeśli zależy Ci na zapewnieniu stałego, szybkiego dopływu środków na konto bez obaw o wypłacalność partnera biznesowego. Usługa polega na finansowaniu stałej relacji z jednym lub wybranymi kontrahentami, co oznacza nie tylko wygodę, ale też pewność wpływów na konto przed upływem terminu płatności.
Koszty prowadzenia działalności transportowej nieustannie rosną. Część z nich, w tym wydatki na paliwo, pozostaje poza kontrolą przedsiębiorców, ale wiele z nich można zredukować, działając proaktywnie. Podstawą umiejętnego zarządzania kosztami jest wspomniana wcześniej płynność finansowa, a co za tym idzie – terminowe płatności od kontrahentów. Można o nie zadbać na przykład, przechodząc na cyfrowy obieg dokumentów, dzięki czemu skrócisz czas dotarcia faktur do ich płatnika. Dzięki temu unikniesz wydłużania terminu spłaty o czas konieczny na dostarczenie oryginałów dokumentów pocztą lub kurierem.
Wielu przedsiębiorców w reakcji na obniżony popyt na usługi transportowe zdecydowało się zredukować flotę. Pojazd stojący na parkingu generuje niepotrzebne koszty, zaczynając od ubezpieczenia czy leasingu, kończąc na konieczności zabezpieczenia środków na każdy pojazd zgodnie z wymogami licencji transportowej.
W 2025 roku przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zyskali nowe możliwości. Mowa o tzw. PIT kasowym, który dotyczy transakcji potwierdzonych fakturami i pozwala rozliczyć się z fiskusem wyłącznie za faktycznie osiągnięte przychody w danym okresie. Do tej pory rozliczano je zgodnie z zasadą, że przychód powstaje w chwili wystawienia faktury i niezależnie od tego, czy przedsiębiorca faktycznie otrzymał zapłatę. W efekcie wielu przedsiębiorców musiało odprowadzać podatek od dochodu, którego nie otrzymali. PIT kasowy umożliwia rozliczenie podatku dopiero po faktycznym uzyskaniu zapłaty za towar lub usługę. 1 stycznia 2025 roku tę możliwość zyskali przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych i których przychody w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 1 mln zł. Chętni do skorzystania z tej opcji mogą dokonać wyboru tej metody rozliczania do 20 lutego 2025 r.
Unikanie problemów, które opisaliśmy, jest kluczowe dla zachowania stabilności finansowej Twojej firmy w czasach kryzysu. Dbaj o płynność finansową, sprawdzaj kontrahentów, negocjuj terminy spłaty i korzystaj z narzędzi finansowych, które realnie wesprą Twój biznes.
W osiągnięciu tego celu pomogą Ci nasze poradniki, dzięki którym dowiesz się, jak lepiej zarządzać płatnościami i relacjami z kontrahentami:
Dodatkowo, jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda sytuacja finansowa w branży TSL, pobierz nasz raport:
Dzięki odpowiednim narzędziom i świadomemu zarządzaniu finansami Twoja firma transportowa uniknie ryzyka, które może zachwiać jej stabilnością. Warto działać już teraz, aby zabezpieczyć przyszłość i rozwój swojej firmy!
